KPI và OKRs là hai thuật ngữ thường được nhắc đến trong các cuộc họp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và phân công nhiệm vụ nhân sự. Hai khái niệm này đều được sử dụng để đánh giá các quy trình sản xuất trong kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy KPI và OKRs là gì? Chúng có điểm gì giống và khác nhau? Khi nào nên dùng KPI, OKRs? Hãy cùng LCT tìm hiểu trong bài dưới đây nhé!
Định nghĩa về KPI và OKRs
KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicators) sử dụng các tiêu chí để đánh giá hiệu suất làm việc và mức độ hiệu quả thực hiện công việc của doanh nghiệp hay một cá nhân thực hiện mục tiêu đã đặt ra cụ thể trong khoảng thời gian cụ thể. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý KPI không chỉ là công cụ dùng để đánh giá công việc thực hiện mà còn dùng để so sánh thành tích với các tổ chức, phòng ban, cá nhân khác. KPI thường dùng để đo lượng kết quả thực hiện như:
- Xác định cụ thể và chính xác mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Dựa vào mục tiêu chung của doanh nghiệp để xác định mục tiêu của các phòng ban.
- Danh sách chỉ tiêu KPI cần phải thông báo đến tất cả nhân viên trong tổ chức.
- Thực hiện đánh giá KPI một cách công bằng.
OKRs là gì?
OKRs (Objectives and key results) dùng các tiêu chí để đánh giá các mục tiêu trong một khuôn khổ đã được thiết lập mục tiêu và kết quả thực hiện. Mục tiêu OKR thường được đo lường trong một khoảng thời gian ngắn hạn.
OKR thường dùng các chỉ tiêu sau để đánh giá:
- Chỉ tiêu cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
- Chỉ tiêu tăng doanh thu định kỳ.
- Chỉ tiêu về quy mô hiệu suất nhân viên.
- Làm tăng số lượng khách hàng được tư vấn và hỗ trợ.
- Giảm số lượng lỗi dữ liệu trong hệ thống.
So sánh KPI và OKRs
Điểm giống nhau
- Cả KPI và OKRs đều có thể được sử dụng linh hoạt ở cả công ty lớn và nhỏ để giúp họ tiến tới mục tiêu và tầm nhìn đã đặt ra.
- KPIs & OKRs đều tác động tích cực đến năng suất của công ty.
- KPIs và OKRs cùng phải cụ thể và định lượng được (bao gồm con số).
Điểm khác nhau cơ bản giữa KPI và OKRs.
Trọng tâm của 2 phương thức khác nhau. OKRs với trọng tâm là O (Objective) nghĩa là bạn cần phải xác định mục tiêu trước khi đưa ra các kết quả then chốt. Với KPI, trọng tâm nằm ở các chỉ số I (Indicator). Các chỉ số này hướng đến các kết quả then chốt đã đề ra trước đó.
KPI thường được áp dụng vào doanh nghiệp có tổ chức ổn định. Được thiết kế để tập trung đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. KPI giúp việc đánh giá có tính công bằng và minh bạch hơn giữa sự cảm tính và số liệu để chứng minh kết quả. Vậy nên, các quy trình và hoạt động của tổ chức sẽ diễn ra ổn định hơn.
Đối với OKR thì tổ chức đặt ra những mục tiêu, xác định cơ sở và kết quả đạt được cho những mục tiêu đó. Okr giúp cho từng cá nhân, nhóm và cả tổ chức xác định được các ưu tiên cho công việc. Thường được áp dụng khi doanh nghiệp cần hoạch định một kế hoạch trong một thời gian cụ thể. Các dự án mới cũng có thể xác định OKR để thay cho những yếu tố hoa mỹ không cần thiết như “tầm nhìn, sứ mệnh”.
OKR không phải công cụ theo dõi công việc của bạn hàng ngày. OKR là mục tiêu đến và để đạt được điều đó, bạn cần theo sát KPI, vì KPI phục vụ cho OKR. Còn với KPI bạn có thể điều chỉnh hàng ngày. Nếu tuần này vẫn không đạt đủ KPI bạn có thể tăng KPI cho tuần tiếp theo và vẫn bám sát vào KR mà bạn đã đặt ra.
Doanh nghiệp nên chọn KPI hay OKRs?
Tùy theo quy mô và cách vận hành mà doanh nghiệp lựa chọn KPI hay OKRs phù hợp. Nếu công ty có những định hướng dài hạn, công việc cần phải đo lường có hiệu quả hàng ngày/tuần/tháng/năm thích hợp với chỉ số KPI. Các doanh nghiệp cần thay đổi phạm vi kinh doanh, ra mắt sản phẩm mới thì chỉ tiêu OKR ngắn hạn sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo, vì sự yêu cầu R&D rất cao và phải nhanh chóng thay đổi mô hình để thích ứng với thị trường. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp kết hợp KPI và OKRs để đo lường hiệu suất nhân viên đạt hiệu quả cao nhất.
KPI sẽ được giao với những mục tiêu có tần suất lặp đi lặp lại, theo chu kỳ, đòi hỏi sự chính xác cao như tăng gấp đôi lưu lượng truy cập website của Quý 4 so với Quý 3, hay tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách tham khảo trên site sang khách hàng đăng ký dùng thử: từ 15% lên 20%. OKRs sẽ được áp dụng đối với những mục tiêu không diễn ra liên tục, lặp lại, không theo chu kỳ. Ví dụ như với mục tiêu kiếm khách mới từ sự kiện offline ABC, nhân viên cần dùng kênh Facebook kiếm 600 khách tiềm năng đến sự kiện và thu thập thông tin của 250 lead tại sự kiện.
Dù là OKRs hay KPI, cũng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu giúp doanh nghiệp theo dõi từng hoạt động chuyển biến của nhân viên trong thời kỳ công nghệ số.
