Một năm nữa lại trôi qua, một đợt đào tạo tuân thủ khác lại bắt đầu. Các chuyên gia đào tạo nắm rõ quy trình này: Kiểm tra nội dung cập nhật, truyền đạt kỳ vọng, báo cáo hoàn thành, đánh dấu vào ô và lặp lại. Sự gắn kết thực sự và các biện pháp rõ ràng về sự hiểu biết và đồng thuận của nhân viên thường bị bỏ qua. Tuy nhiên, các chữ T vẫn được gạch ngang, các chữ I vẫn được chấm, và ban lãnh đạo công ty vẫn hài lòng. Nhưng điều này có đang hiệu quả không?
Đào tạo tuân thủ là một trong những hình thức đào tạo phổ biến nhất trong tổ chức. Thường bao gồm các chủ đề từ an toàn và bảo mật dữ liệu đến nhận thức về quấy rối và gian lận, mục tiêu của các chương trình này là giảm thiểu rủi ro bằng cách thúc đẩy hành vi có trách nhiệm. Tuy nhiên, hầu hết các chương trình này chỉ đơn giản là cung cấp cho người học các quy tắc, quy trình, những điều nên và không nên làm. Người học sẽ làm bài đánh giá và quay trở lại công việc.
Trong nhiều trường hợp, sai sót và thất bại trong việc tuân thủ không phải do thiếu chính sách và quy trình hoặc không thông báo, mà là do mọi người không nhớ, không hiểu hoặc không quan tâm đến việc tuân thủ vào những thời điểm quan trọng. Những sai sót và thất bại đó có thể gây thiệt hại lớn cho tổ chức về danh tiếng, rủi ro pháp lý, việc giữ chân nhân viên, tinh thần làm việc. Đây là một số hậu quả mà những nỗ lực đào tạo này muốn tránh.
Thực tế đào tạo tuân thủ
Hầu hết các khóa đào tạo bắt buộc đều có mục tiêu rõ ràng, khách quan để đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều được cung cấp cùng một thông tin thiết yếu. Hầu hết các công ty đều thực hiện việc này một cách hiệu quả nhất có thể. Trích dẫn sổ tay hướng dẫn của công ty. Xem lại các tài liệu chính sách. Xem video.
Trong báo cáo KnowBe4 năm 2022, “Tình trạng đào tạo tuân thủ cho nhân viên”, hơn 90% các tổ chức cho biết đào tạo tuân thủ của họ được cung cấp thông qua eLearning. Tuy nhiên, nhiều người học thừa nhận họ làm nhiều việc cùng lúc trong khi học hoặc chỉ nhấp chuột để vượt qua bài kiểm tra.
Kết quả là, khả năng ghi nhớ và ứng dụng kiến thức vẫn còn thấp — không phải vì đào tạo không được thực hiện, mà vì tác động của nó không được cảm nhận, và nếu không có sự đồng cảm về mặt cảm xúc đó, việc thay đổi hành vi và cải thiện hiệu suất sẽ không thể bắt đầu. Mọi người áp dụng kiến thức mới và tuân thủ các quy tắc và quy trình khi họ quan tâm. Và để họ quan tâm, nội dung phải phù hợp, có giá trị và cần thiết đối với họ.
Lồng ghép trí tuệ cảm xúc (EI) vào đào tạo tuân thủ
Chúng ta có thể tạo ra sự quan tâm bằng cách áp dụng trí tuệ cảm xúc (EI) vào thiết kế và cung cấp đào tạo. EI không chỉ là một kỹ năng lãnh đạo hay chủ đề phát triển cá nhân hời hợt. Đó là một phương pháp tiếp cận xem xét cách mọi người xử lý, phản hồi và tương tác với thế giới, hay trong trường hợp này là đào tạo của bạn. Khi những cân nhắc này được thực hiện, chương trình đào tạo của chúng ta sẽ chuyển từ việc truyền tải nội dung một chiều sang trải nghiệm phản ánh, tiếp nhận nội dung.
Thiết kế với EI có nghĩa là đặt ra những câu hỏi như:
- Người học cảm thấy thế nào? Chúng ta muốn họ cảm thấy gì khi kết thúc?
- Những từ ngữ và tình huống được sử dụng có phản ánh thực tại của họ không?
- Họ có nhìn thấy chính mình trong nội dung không?
- Họ có biết mình sẽ đạt được gì về lâu dài không?
Khi những câu hỏi này được giải đáp, người học có nhiều khả năng không chỉ duy trì sự tương tác trong suốt quá trình đào tạo mà còn ghi nhớ và sử dụng nó sau này. Thiết kế cho EI dự đoán tư duy ban đầu của người học và tạo ra những khoảnh khắc nhằm thay đổi những tư duy đó.
Cách thay đổi tư duy của người học bằng thiết kế EI.
Dưới đây là một vài tư duy phổ biến và cách EI có thể giúp thay đổi hướng tới việc ghi nhớ kiến thức tốt hơn:
1. “Tôi sẽ không chú ý vì nó không thực sự phù hợp với tôi.”
Đưa ra các tình huống liên quan phản ánh môi trường thực tế. Mời người học cùng tạo ra tình huống bằng cách xem xét vai trò và không gian làm việc của chính họ.
2. “Giống như lần trước. Tôi đã làm điều này trước đây rồi.”
Hãy thay đổi! Giới thiệu một câu chuyện mới, các kịch bản phân nhánh và/hoặc trò chơi hóa. Xoay vòng các cốt truyện khác nhau mỗi năm để giữ sự mới mẻ và cho người học quyền tự chủ lựa chọn mức độ khó.
3. “Đây chỉ là điều chúng ta phải làm để tổ chức có thể tự bảo vệ mình.”
Sử dụng ngôn ngữ lấy con người làm trung tâm, định hình nội dung như một trách nhiệm chung chứ không phải là một nghĩa vụ của tổ chức. Truyền đạt cho người học cách đóng góp của họ có thể hỗ trợ trực tiếp cho doanh nghiệp. Khi mọi người hiểu được “lý do”, họ có thể sẽ dễ dàng đồng tình hơn.
4. “Điều này thật khó chịu.”
Cảm giác khó chịu thường thấy trong các khóa đào tạo liên quan đến các chủ đề nhạy cảm như chống quấy rối hoặc một số sáng kiến về đa dạng, công bằng và hòa nhập (DEI), ngay cả khi người học chỉ có một mình trước màn hình. Hãy bắt đầu bằng cách thừa nhận những khó chịu tiềm ẩn và tạo nhiều không gian để dừng lại, suy ngẫm và cân nhắc hành vi trong các tình huống tương lai.
5 mẹo thiết kế EI cho đào tạo tuân thủ
Lúc này, bạn có thể nghĩ rằng: “Chúng ta không có thời gian hoặc nguồn lực để thay đổi triệt để các sáng kiến đào tạo tuân thủ của mình.” Điều đó hoàn toàn dễ hiểu, nhưng bạn không cần phải có một cuộc đại tu.
Dưới đây là 5 mẹo đơn giản để lồng ghép EI vào thiết kế đào tạo tuân thủ:
- Định hình lại phần mở đầu. Thêm một câu chuyện cá nhân, một ví dụ thực tế gần đây hoặc một thông điệp dựa trên câu hỏi “tại sao những điều này lại quan trọng”.
- Sử dụng ngôn ngữ giản lược, lấy con người làm trung tâm. Hãy làm cho nó mang tính đối thoại và bao hàm. Ví dụ: sử dụng “chúng ta” thay vì “công ty” hoặc “mọi người” thay vì “tất cả nhân viên”.
- Thêm vào một vài gợi ý suy ngẫm. Yêu cầu học viên viết ra hoặc xem xét những điểm tương đồng mà họ đã thấy, hoặc họ sẽ cảm thấy như thế nào trong một tình huống.
- Cập nhật một tình huống. Chọn một tình huống không hoàn toàn phù hợp và thay thế nó hoặc thêm một tình huống cụ thể của tổ chức vào cuối bài.
- Kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động có ý nghĩa. Thay vì nói “Chúc mừng! Bạn đã đậu”, hãy kết thúc bằng lời nhắc “nộp 1-3 điều bạn sẽ làm khác đi vào lần tới”. Nếu có thể, hãy thu thập dữ liệu này và chuyển cho ban lãnh đạo để thảo luận thêm. Điều này có thể khuyến khích người học cam kết và tham gia tích cực hơn.
Kết luận
Đào tạo tuân thủ vẫn có thể hiệu quả bên cạnh việc mang lại ý nghĩa. Khi được thiết kế với EI, các khóa học này sẽ không còn khô khan và nhàm chán mà trở thành những trải nghiệm đầy suy ngẫm và giá trị nội tại cho người học. Chúng có thể giúp hình thành văn hóa gắn kết với công ty và nhận thức được những lựa chọn đúng đắn, không phải vì tuân thủ, mà vì họ quan tâm.
Dịch từ Using Emotional Intelligence to Boost Retention in Compliance Training
