Có thể nói rằng trong một tổ chức không có ai quan trọng hơn người lãnh đạo tuyến đầu. Theo Fred Hassan, người đã nghiên cứu về lãnh đạo tuyến đầu đã nhận thấy rằng “họ chiếm 50% đến 60% cấp bậc quản lý của công ty và trực tiếp giám sát tới 80% lực lượng lao động”. Tất cả các dự án, chương trình, sản phẩm, dịch vụ, hoạt động và nhóm chịu trách nhiệm về mọi thứ trong tổ chức đều được quản lý bởi các nhà lãnh đạo tuyến đầu.
Họ cũng được cho là những người không được chuẩn bị và trang bị kém nhất để thành công.
Công việc của một nhà lãnh đạo là một công việc đầy thử thách, nhiều hơn những gì họ từng trải qua trước đây. Nghiên cứu cho thấy các giám đốc điều hành của tổ chức tin rằng chỉ 1/3 số lãnh đạo tuyến đầu của họ có đủ khả năng đưa ra quyết định và chưa đến 1/10 giám đốc điều hành nói rằng họ đang đầu tư đủ vào các lãnh đạo tuyến đầu để giúp họ trở nên tốt hơn.
Vì vậy, điểm mấu chốt là: Các nhà lãnh đạo tuyến đầu cực kỳ quan trọng, tuy nhiên họ hiện chưa được chuẩn bị để thành công cũng như chưa được đào tạo đủ tốt để giải qua quyết các công việc của mình. Đó là một “Vấn đề cấp bách nhất trong thời đại của chúng ta”.
Vấn đề cấp bách nhất trong thời đại của chúng ta
Có rất nhiều điều có thể cản trở sự thành công của tổ chức. Điều tai hại nhất là sự bất tài. Điều tai hại thứ hai là sự thiếu tự tin.
Giao cho bất kỳ ai vai trò quản lý tuyến đầu chỉ là một sự đánh cược. Một cá nhân có thể được coi là “tiềm năng cao” trong tổ chức do năng lực và sự tự tin của họ đối với vai trò trước đó cũng như khả năng giúp nhóm giải quyết một vấn đề khó khăn dưới áp lực về thời gian có hạn, các ưu tiên cạnh tranh, đòi hỏi các bên liên quan và sự mơ hồ hơn là rõ ràng. Bất chấp những thách thức này, họ có thể đã thành công bằng cách sắp xếp các thành viên trong nhóm thực hiện một sứ mệnh, thúc đẩy sự cộng tác để đạt được kết quả cao hơn và thể hiện tư duy tích cực “bất cứ điều gì đều có thể xảy ra” thay vì tạo ra nghi ngờ tiêu cực.
Cho dù bạn là một nhà lãnh đạo học tập tuyến đầu mới được đào tạo muốn thành công hay một nhà điều hành đào tạo muốn các nhà lãnh đạo tuyến đầu của bạn thành công, thì đây là một số cân nhắc giúp bạn chuẩn bị thành công.
1. Đừng quên những nguyên tắc cơ bản
Bất kể ngành, bộ phận hay đơn vị, tất cả đều phục vụ cho hoạt động kinh doanh của con người. Để tạo ra sứ mệnh chung, mục đích chung, liên minh định hướng hoặc ý nghĩa trong công việc, tất cả đều xoay quanh con người. Vì vậy, trước tiên, hãy xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng, tôn trọng, đánh giá cao, quan tâm, lòng trắc ẩn, kỳ vọng và sự hiểu biết. Như đã lưu ý trong cuốn sách “Lời khuyên tốt nhất của tôi”, “Mặc cùng một bộ đồng phục không làm nên tập thể”. . . Bất kỳ nhóm nào cũng có khả năng trở thành một nhóm có hiệu suất cao và đạt được sự vĩ đại. Tiềm năng và khả năng điều đó thực sự xảy ra phụ thuộc vào khả năng lãnh đạo. Nhận ra sự vĩ đại là sản phẩm của người lãnh đạo.”
Điều quan trọng đối với các nhà lãnh đạo tuyến đầu (và các giám đốc điều hành) là phải xem xét điều gì quan trọng nhất trong 30, 60 hoặc 90 ngày đầu tiên làm việc? Bối cảnh tình huống rất quan trọng: Điều gì đang hiệu quả? Điều gì không hiệu quả? Tầm quan trọng và tác động cao so với mọi thứ khác là gì? Ai là ai? Các quy trình quan trọng và các điểm tiếp xúc quan trọng là gì? Quyết định ngay lập tức là gì? Và, bạn đang thiếu gì?
Với tư cách là người lãnh đạo tuyến đầu, tốt nhất bạn nên nhận được câu trả lời cho những câu hỏi này càng nhanh càng tốt. Với tư cách là một giám đốc điều hành, điều tốt nhất là giúp các nhà lãnh đạo tuyến đầu tìm ra câu trả lời.
2. Đẩy nhanh quá trình học tập đồng thời sắp xếp các nguồn lực và xác định thành công.
Khi bạn nỗ lực tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi trên, hãy thực hiện điều đó với sự cộng tác có chủ ý. Một lần nữa, không phải đồng phục, logo, con dấu, khẩu hiệu mới tạo nên một đội. Nhóm và “tinh thần đồng đội” được tạo ra bởi các quyết định, hành động và hành vi của người lãnh đạo, được thực hiện một cách nhất quán và hợp tác giữa những người khác. Vì vậy, dù là lãnh đạo hay điều hành tuyến đầu, hãy nhấc điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp (hoặc gọi video) bất cứ khi nào có thể. Sắp xếp các chỉ số hàng đầu phù hợp với sứ mệnh và đo lường những gì quan trọng nhất; luôn làm việc dựa trên 3 chữ C, đó là sự rõ ràng (clarity) về những gì đang được thực hiện và lý do tại sao, sự tự tin (confidence) vào mỗi người và nhóm để thành công cũng như tính cộng đồng (community) giữa các nhóm trong mối quan hệ với nhau và sự tin cậy lẫn nhau.
3. Lập kế hoạch, đảm bảo và ăn mừng chiến thắng.
Thất bại, buông xuôi, sai lệch và thiếu tinh thần xuất phát từ việc liên tục thiếu thành công, sự công nhận và ý nghĩa. Vai trò của người lãnh đạo là thiết lập các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch và động lực. Việc đạt được mục tiêu kéo dài cả năm phụ thuộc vào cột mốc đạt được trong tuần đầu tiên và quyết định quan trọng được đưa ra trong tháng thứ hai cũng như giải pháp cho một vấn đề lớn được phát hiện trong Quý 3 và hàng trăm (nếu không phải hàng nghìn) thành tựu, điểm tiếp xúc, bàn giao, quyết định chung. Mỗi điều đều đáng được ghi nhận bởi những người liên quan, một lễ ăn mừng chiến thắng và sự khích lệ để tiếp tục thúc đẩy thành công.
Việc thừa nhận những người có liên quan đến công việc sẽ xây dựng uy tín, niềm tin và động lực. Với tư cách là một nhà lãnh đạo tuyến đầu hoặc người điều hành đào tạo, hãy lưu tâm và công nhận. Một lời “cảm ơn” chân thành sẽ có tác dụng lâu dài. Một lời cảm ơn viết tay có thể còn đi xa hơn nữa. Mọi người muốn được lắng nghe; họ muốn được đánh giá cao và họ muốn công việc của mình có ý nghĩa. Đây là vai trò của người lãnh đạo.
4. Nhận và đưa ra phản hồi.
Phản hồi thúc đẩy quá trình học tập, làm tăng khả năng thành công. Mọi người đều được hưởng lợi từ hệ thống định vị toàn cầu (GPS). Cho dù bạn đang cố gắng tìm quán cà phê gần nhất hay đang trong một chuyến đi mạo hiểm hơn nhiều thì GPS vẫn rất quan trọng. Chức năng làm nên thành công của GPS là phản hồi. Các vệ tinh được sử dụng để theo dõi GPS cung cấp phản hồi liên tục về vị trí của bạn và nơi bạn muốn đến.
Cho dù bạn là người lãnh đạo tuyến đầu hay người điều hành đào tạo, nếu bạn đang muốn đạt được điều gì đó thì không có cách nào tốt hơn là dựa vào phản hồi. Người lãnh đạo có thể tìm kiếm phản hồi bằng cách hỏi, “Tôi nên tiếp tục làm gì?”; “Tôi cần phải thay đổi gì?” và “Tôi nên bắt đầu làm gì?”
Khi cung cấp phản hồi cho các thành viên trong nhóm của bạn, hãy tự hỏi mình những điều sau:
- Hôm nay tôi có đưa ra phản hồi mang tính xây dựng để giúp nhóm của tôi đạt được mục tiêu không?
- Tôi có thể hiện sự quan tâm thực sự đến từng thành viên trong nhóm của mình không?
- Tôi có giúp sắp xếp các ưu tiên và kỳ vọng cho điểm đến của chúng ta ngày hôm nay không?
- Tôi có chia sẻ thông tin mang lại ý nghĩa và mục đích trong công việc của chúng ta không?
- Tôi có giúp nhóm của mình đạt được mục tiêu phát triển cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp của họ không?
Thông thường, đào tạo lãnh đạo tuyến đầu tập trung vào những vấn đề cơ bản hoặc ngăn chặn và giải quyết các hoạt động như ngân sách, bảng chấm công, phê duyệt nghỉ phép và phân bổ nguồn lực – đặc biệt là thời gian, thời gian của người lãnh đạo và của người khác – tuân thủ chính sách, đánh giá hiệu suất và nhiều điều khác. Những hoạt động quản lý này rất quan trọng. Các khả năng lãnh đạo đã được đề cập ở trên cũng vậy. Quản lý và lãnh đạo đều quan trọng và đều cần được phát triển tốt hơn trong số đó là những người đi đầu. Nếu không được đào tạo, phát triển và chuẩn bị tốt hơn về năng lực cũng như sự tự tin, các nhà lãnh đạo tuyến đầu sẽ tiếp tục gặp khó khăn. Kết quả là sẽ có sự phân bổ sai lệch về nguồn lực, thiếu sự gắn kết, doanh thu cao và không có tinh thần đồng đội.
Cho dù bạn là giám đốc điều hành hay chịu trách nhiệm đào tạo các nhà quản lý (hoặc cả hai), hãy chịu trách nhiệm và có chủ ý giúp các nhà lãnh đạo tuyến đầu của bạn thành công. Với tư cách là bộ phận đại diện cho 50-60% cấp bậc quản lý của công ty và trực tiếp giám sát tới 80% lực lượng lao động, họ cần nó, xứng đáng với điều đó và đang trông cậy vào điều đó.
Dịch từ Increasing Readiness for Front-Line Leaders: Insights, Promising Practices and More
