Việc tiếp nhận nhân viên mới có thể là một phần thú vị của quy trình tuyển dụng — nhưng nó cũng rất quan trọng. Một trải nghiệm tiếp nhận hiệu quả có thể định hình sự gắn kết, giữ chân nhân viên và thành công lâu dài.
Một trải nghiệm tiếp nhận hiệu quả không chỉ chào đón nhân viên mới đến với văn hóa và đội ngũ của công ty mà còn làm rõ tầm quan trọng vai trò của họ, tạo dựng sự tự tin ngay từ đầu. Mặt khác, một trải nghiệm tiếp nhận không được lên kế hoạch kỹ lưỡng có thể làm hỏng ấn tượng ban đầu của nhân viên mới về công ty, làm tăng nguy cơ mất gắn kết hoặc nghỉ việc sớm.
Mục tiêu của việc tiếp nhận hiệu quả rất đơn giản: giúp nhân viên mới thích nghi, học hỏi và phát triển mà không gây áp lực cho họ. Khi đào tạo vội vàng hoặc thiếu cấu trúc, nó thường dẫn đến sự nhầm lẫn, kiệt sức và những sai lầm tốn kém. Tuy nhiên, một quy trình tiếp nhận chu đáo sẽ đặt nền tảng cho nhân viên trở thành những người đóng góp lâu dài cho tổ chức.
Tại sao nhân viên mới cảm thấy quá tải trong quá trình hội nhập?
Nhiều nhân viên mới cho biết họ cảm thấy lạc lõng hoặc thiếu gắn kết trong quá trình hội nhập; và số liệu thống kê cho thấy điều đó. Trong một khảo sát, chỉ 12% nhân viên tại Hoa Kỳ cho biết công ty của họ làm tốt việc hội nhập nhân tài mới. Mặc dù hội nhập là một trong những chương trình đào tạo quan trọng nhất mà một công ty có thể cung cấp, nhưng chương trình này thường thiếu cấu trúc cần thiết để thành công.
Nhân viên mới được kỳ vọng sẽ tiếp thu nhanh chóng rất nhiều thông tin, và nếu không có một khuôn khổ rõ ràng, hỗ trợ, lượng kiến thức mới đó có thể trở nên quá tải. Nhiều người ngần ngại đặt câu hỏi hoặc thừa nhận sự bối rối, dẫn đến việc đoán già đoán non, mắc sai lầm ban đầu và giảm sự tự tin.
Bài viết này cung cấp hướng dẫn từng bước để giúp bạn thiết kế một trải nghiệm hội nhập có cấu trúc, không căng thẳng, giúp nhân viên mới đạt được thành công lâu dài.
1. Lập kế hoạch hội nhập rõ ràng.
Hội nhập không nhất thiết phải phức tạp, nhưng cần có cấu trúc rõ ràng. Hãy bắt đầu với một kế hoạch đơn giản được chia thành các giai đoạn rõ ràng, chẳng hạn như ngày đầu tiên, tuần đầu tiên và 30 ngày đầu tiên. Sử dụng danh sách kiểm tra hội nhập hoặc các cột mốc nhỏ để theo dõi tiến độ và định hướng.
Tùy thuộc vào vai trò công việc, quá trình hội nhập nên kéo dài từ 90 ngày đến 6 tháng. Việc giãn cách thời gian trong quá trình hội nhập có thể giúp giảm áp lực và cho nhân viên mới thời gian tiếp thu thông tin với tốc độ ổn định, dễ quản lý, tránh việc vội vàng học thuộc lòng mọi thứ trong tuần đầu tiên. Để giãn cách thời gian cho kế hoạch hội nhập, bạn nên:
1. Lên kế hoạch 30-60-90 ngày:
Bắt đầu bằng cách phác thảo những gì nhân viên mới cần biết và có thể làm được vào cuối 30, 60 và 90 ngày. Sử dụng kế hoạch này để chia nhỏ quá trình đào tạo hội nhập thành các giai đoạn dễ quản lý, bổ sung cho nhau theo thời gian.
2. Tập trung vào những điều cốt yếu trước:
Trong tuần đầu tiên, chỉ đề cập đến các công cụ, chính sách và trách nhiệm quan trọng nhất. Để dành các buổi đào tạo chi tiết hơn hoặc đào tạo cụ thể cho từng vai trò cho các tuần sau khi đã nắm vững kiến thức cơ bản.
3. Lên lịch các điểm kiểm tra thường xuyên:
Thiết lập các buổi kiểm tra hàng tuần hoặc hai tuần một lần để xem xét tiến độ, trả lời các câu hỏi và điều chỉnh tốc độ hội nhập nếu cần. Những điểm kiểm tra này giúp phát hiện sớm những nhầm lẫn và xây dựng sự hỗ trợ.
4. Dành thời gian để thực hành và suy ngẫm:
Đừng làm quá tải lịch trình. Hãy chừa khoảng trống giữa các buổi đào tạo để nhân viên mới tiếp thu thông tin, đặt câu hỏi và tự mình trải nghiệm theo tốc độ của riêng họ.
Ví dụ, một nhà phân tích trong chính phủ có thể tuân theo lộ trình đào tạo bốn tuần được thiết kế để giúp họ dễ dàng hòa nhập vào vai trò mới: Trong tuần đầu tiên, họ tập trung tìm hiểu về sứ mệnh của cơ quan, các giao thức an ninh mạng và thiết lập hệ thống cũng như tài khoản của mình.
Trong tuần thứ hai, họ được giới thiệu về các hệ thống dữ liệu cốt lõi và các quy trình vận hành tiêu chuẩn liên quan đến vai trò của mình. Đến tuần thứ ba, họ bắt đầu theo dõi các thành viên trong nhóm và thực hành các nhiệm vụ cơ bản với sự hỗ trợ hướng dẫn. Trong tuần thứ tư, họ tự mình thực hiện một dự án nhỏ, với sự kiểm tra của người giám sát để cung cấp phản hồi và đảm bảo tiến độ ổn định.
Cấu trúc này có thể giúp nhân viên mới có thời gian tiếp thu thông tin quan trọng, xây dựng sự tự tin và bắt đầu đóng góp — mà không bị thúc ép.
2. Tạo khoảng trống trong kế hoạch của bạn.
Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong quá trình đào tạo định hướng là cố gắng dạy tất cả mọi thứ cùng một lúc. Trong vài ngày đầu tiên, nhân viên mới thường bị nhồi nhét quá nhiều thông tin, quá nhanh, dẫn đến choáng ngợp và khó giữ chân nhân viên. Nghiên cứu cho thấy nhân viên mới chỉ hoạt động với 25% năng suất tối đa trong tháng đầu tiên, điều này hoàn toàn bình thường. Đó là lý do tại sao việc điều chỉnh nhịp độ lại rất quan trọng.
Cấu trúc buổi đào tạo định hướng thành các buổi ngắn hơn với thời gian nghỉ giữa các buổi để suy ngẫm, đặt câu hỏi và áp dụng các kỹ năng mới. Việc dành thời gian cho thực hành và xử lý không làm chậm tiến độ mà còn giúp giảm căng thẳng và xây dựng sự tự tin lâu dài.
Ví dụ: thay vì giới thiệu tất cả các chính sách, giao thức và hệ thống bảo mật của công ty trong ngày đầu tiên, hãy dàn trải các buổi đào tạo trong tuần đầu tiên của nhân viên. Bắt đầu bằng một cái nhìn tổng quan và giới thiệu các công cụ chính vào ngày đầu tiên. Vào ngày thứ hai, hãy hướng dẫn nhân viên mới về quy trình tuân thủ và dành thời gian cho họ đặt câu hỏi. Đến cuối tuần, nhân viên mới có thể hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên một cách tự tin, sau khi đã có thời gian để xử lý và áp dụng những gì đã học.
3. Xây dựng sự tự tin với sự hướng dẫn.
Ghép đôi nhân viên mới với những nhân viên giàu kinh nghiệm là một trong những điều dễ dàng và hữu ích nhất bạn có thể làm. Người hướng dẫn có thể giải đáp những thắc mắc nhỏ, hướng dẫn họ vượt qua những thách thức hàng ngày và giúp họ nhanh chóng cảm thấy mình là một phần của nhóm.
Theo mô hình 70-20-10, 20% việc học của nhân viên đến từ tương tác đồng nghiệp, hướng dẫn hoặc huấn luyện, chứ không phải các buổi học chính thức. Việc tạo không gian cho sự kết nối giữa mọi người trong quá trình đào tạo có thể giúp nhân viên mới bớt lo lắng và cảm thấy thoải mái hơn khi học hỏi từ một người hiểu rõ kinh nghiệm của họ.
4. Đào tạo cho công việc, không chỉ cho công ty.
Một số chương trình đào tạo định hướng tập trung quá nhiều vào các quy tắc và chính sách chung của công ty, mà bỏ qua công việc thực tế mà nhân viên được tuyển dụng để làm. Đó là một cơ hội bị bỏ lỡ. Nhân viên mới cần được đào tạo cụ thể, thực hành, liên quan trực tiếp đến công việc của họ. Điều này có thể bao gồm cách sử dụng một số công cụ nhất định, xử lý nhiệm vụ hoặc quản lý quy trình làm việc hàng ngày.
Trong báo cáo Xu Hướng Học Tập Và Phát Triển Nơi Làm Việc Năm 2022 của Hiệp Hội Quản Lý Nguồn Nhân Lực (SHRM), 9/10 nhân viên (88%) nhân viên mới cho biết việc được đào tạo về các kỹ năng cứng là rất quan trọng đối với họ.
Việc cho họ thấy công việc của họ phù hợp với bức tranh tổng thể như thế nào cũng rất hữu ích. Khi họ hiểu được cách họ đóng góp vào mục tiêu của nhóm, điều đó sẽ xây dựng ý thức về mục đích làm việc mạnh mẽ hơn.
5. Theo dõi tiến độ mà không gây áp lực.
Nhân viên mới muốn nhận phản hồi, nhưng họ không muốn cảm thấy bị phán xét. Việc đặt ra những mục tiêu nhỏ trong quá trình thực hiện và thường xuyên kiểm tra có thể giúp họ duy trì tiến độ mà không cảm thấy quá tải. Việc đưa ra phản hồi chu đáo và ghi nhận những thành công nhỏ có thể giúp xây dựng động lực. Điều này có thể truyền đạt cho nhân viên mới rằng những đóng góp của họ đang được ghi nhận và công ty coi trọng sự tiến bộ hơn là sự hoàn hảo.
Kết luận
Việc đào tạo nhân viên mới không nhất thiết phải quá sức, đối với cả bạn và họ. Bằng cách giữ mọi thứ đơn giản, giãn cách và mang tính cá nhân, bạn có thể giúp các thành viên mới tự tin hòa nhập. Kết hợp đào tạo chuyên sâu, hướng dẫn và phản hồi thường xuyên, bạn có thể xây dựng những nhân viên xuất sắc, những người sẽ gắn bó lâu dài hơn, làm việc hiệu quả hơn và cảm thấy mình được thuộc về doanh nghiệp ngay từ ngày đầu tiên.
Dịch từ Stress-Free Onboarding Checklist to Avoid New Hire Overwhelm
