Tương tự như giảng viên, huấn luyện viên giúp học viên trải qua quá trình học tập để nâng cao kiến thức và kỹ năng. Họ cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc học theo cách ít chỉ dẫn hơn, qua sử dụng các kỹ thuật coaching. Bài viết này đề cập đến một số năng lực cần thiết của các huấn luyện viên (hay còn gọi là coacher, coach) trong doanh nghiệp.
Các năng lực cần thiết của huấn luyện viên
Huấn luyện viên có thể dùng nhiều cách truyền tải khác nhau, từ gặp mặt 1-1 để tiến hành coaching đến thực hiện trong các lớp học truyền thống, lớp học ảo hay các cuộc họp trên mạng. Các huấn luyện viên giỏi cảm thấy thoải mái khi sử dụng nhiều phương pháp khác nhau. Họ có thể chủ trì các cuộc họp nhân viên, các buổi họp quản lý hoặc các tình huống khác đòi hỏi kỹ năng điều phối.
Có nhiều chức danh cho các huấn luyện viên: người điều phối, người điều phối quy trình, người điều phối nội dung, người điều phối cuộc họp, người lãnh đạo khóa chữa lành, coach, huấn luyện viên học tập, chuyên gia cải tiến hiệu suất.
Danh sách kiểm tra năng lực huấn luyện viên
Có 2 loại danh sách liệt kê và xác định tầm nhìn và năng lực hoạt động của huấn luyện viên. Khi kết hợp 2 danh sách với nhau sẽ tạo ra mô hình năng lực.
Tất cả năng lực đều mô tả hành vi của huấn luyện viên. Khi xem xét năng lực, hãy đánh giá họ có thực hiện được các nhiệm vụ được mô tả hay không. Xếp hạng “A” và “B” tương ứng với các năng lực “nâng cao” và “cơ bản”, kết quả có thể nhìn thấy được. Xếp hạng “I” đồng nghĩa với “incomplete – không hoàn thành” cho các kết quả hay đầu ra không được giám sát, bị thiếu hay bị thiếu một phần. Hãy nhớ rằng năng lực có thể giám sát được hoặc không.
Danh sách đầu tiên tập trung vào số lượng năng lực của huấn luyện viên và cung cấp mô tả về năng lực cơ bản, về kiến thức, kỹ năng và thái độ. Danh sách thứ hai cung cấp mô tả về các năng lực nâng cao cùng kiến thức, kỹ năng và thái độ. Kết thúc danh sách kiểm tra năng lực, người đánh giá tính tổng phần trăm các năng lực.
Cách sử dụng danh sách năng lực
Để điều chỉnh mô hình năng lực của huấn luyện viên, trước tiên bạn cần xem lại tất cả danh sách kiểm tra. Tiếp theo, bạn hãy chọn những năng lực cần thiết hoặc mong muốn kiểm tra, loại bỏ những năng lực không áp dụng được. Trước khi đánh giá một năng lực, bạn hãy thống nhất với người đánh giá về ý nghĩa của năng lực đó. Nếu không chắc chắn nên đưa vào phần xếp hạng năng lực cơ bản hay nâng cao, hãy dùng cả hai mô tả. Nếu danh sách không dành cho việc tự đánh giá, hãy xem lại các mô tả kiến thức, kỹ năng, thái độ để đảm bảo hiểu được từng năng lực và mức độ năng lực được đánh giá.
Danh sách kiểm tra năng lực cho huấn luyện viên
A = năng lực nâng cao (Kết quả đầu ra nâng cao có thể thấy được)
B = năng lực cơ bản (Kết quả đầu racơ bản có thể thấy được)
I = chưa hoàn thành (Kết quả đầu rachưa được giám sát, bị thiếu hay hoàn thành được một phần)
N = hành vi chưa được giám sát (không có thẩm quyền)
| Xếp hạng | Năng lực của huấn luyện viên/ người hướng dẫn | Kết quả đầu ra cơ bản | Kết quả đầu ra nâng cao |
| 1. Lên kế hoạch cho họp nhóm hay đào tạo có sử dụng agenda | Agenda của huấn luyện viên | Agenda hợp tác | |
| 2. Thiết lập môi trường năng suất và bắt đầu cuộc thảo luận | Học viên sẵn sàng bắt đầu cuộc thảo luận | Học viên sẵn sàng bắt đầu cuộc thảo luận, cùng nhau thiết lập các quy tắc cơ bản | |
| 3. Điều hướng nhóm tập trung vào xác định và đạt được kết quả | Kết quả được xác định Lên kế hoạch để đạt được kết quả | Kết quả được xác định Sử dụng đa dạng quy trình để đạt kết quả | |
| 4. Hỗ trợ giao tiếp nhóm hiệu quả | Giao tiếp nhóm hiệu quả Nhóm hòa hợp | Giao tiếp nhóm hiệu quả Các bất được được công khai và được xử lý | |
| 5. Khuyến khích các giải pháp giải quyết vấn đề sáng tạo, bao gồm công não | Danh sách các lựa chọn được cân nhắc Vấn đề được giải quyết | Danh sách các lựa chọn được cân nhắc Nhiều kỹ thuật giải quyết vấn đề Vấn đề được giải quyết | |
| 6. Hỗ trợ và khuyến khích sự tham gia | Một phần nhóm tham gia | Nhóm tham gia đầy đủ, không phòng thủ | |
| 7. Thúc đẩy tự khám phá các lựa chọn thay thế và giải pháp | Học viên tìm thấy các lựa chọn thay thế và giải pháp | Học viên tìm thấy các lựa chọn thay thế và giải pháp Lưu trữ | |
| 8. Hỗ trợ nhóm đưa ra quyết định | Nhóm đưa ra quyết định Lý do của huấn luyện viên | Nhóm đạt tới quyết định bằng sự động thuận Lý do của nhóm | |
| 9. Lựa chọn nhóm trưởng | Trưởng nhóm được lựa chọn bởi huấn luyện viên | Trưởng nhóm được lựa chọn bởi nhóm | |
| 10. Xử lý người gây rối bị loại khỏi nhóm một cách hiệu quả | Vấn đề hoặc thành viên có vấn đề bị bỏ qua | Thay đổi hành vi | |
| 11. Xây dựng mối quan hệ | Học viên chấp nhận huấn luyện (coaching) | Học viên sẵn sàng chấp nhận huấn luyện | |
| 12. Cung cấp thông tin | Chia sẻ kiến thức chuyên môn | Chia sẻ thông tin | |
| 13. Tạo điều kiện phát triển | Học viên phát triển năng lực | Học viên phát triển năng lực thông qua tự khám phá | |
| 14. Đối đầu khi cần thiết | Học viên khắc phục tình trạng không hành động Huấn luyện viên loại bỏ những trở ngại trong học tập | Học viên khắc phục tình trạng không hành động Đề nghị học viên loại bỏ trở ngại | |
| 15. Thỏa thuận với sự thay đổi | Thay đổi xảy ra | Thay đổi được thực hiện thành công | |
| % Tổng số năng lực được quan sát | |||
| % Tổng yêu cầu về năng lực |
Danh sách kiểm tra năng lực mở rộng cho huấn luyện viên
Bài viết này chỉ giới thiệu 1 năng lực cơ bản và 1 năng lực nâng cao của mỗi vị trí, bạn có thể xem đầy đủ trong cuốn sách “The Trainer’s Journey to Comptence”
Năng lực cơ bản 1: Lên kế hoạch cho họp nhóm hay đào tạo có sử dụng agenda
Vai trò: người hướng dẫn (coach)
Huấn luyện viên lên kế hoạch các cuộc gặp nhóm hay đào tạo bằng cách sử dụng agenda có chứa các mục tiêu và nội dung để nhóm thảo luận và giải quyết.
Kết quả đầu ra: Agenda của huấn luyện viên
Kiến thức:
- Hiểu cách thiết lập một agenda
- Nhận thức được những điều có thể đạt trong cuộc họp nhất định
- Hiểu các bước lập kế hoạch bổ sung cần thiết cho một cuộc họp cụ thể.
Kỹ năng:
- Thông báo agenda trước cuộc họp
Thái độ:
- Tập trung vào tính hiệu quả
Năng lực nâng cao 1: Lên kế hoạch cho họp nhóm hay đào tạo có sử dụng agenda
Vai trò: người hướng dẫn
Huấn luyện viên lên kế hoạch các cuộc gặp nhóm hay đào tạo bằng cách sử dụng agenda có chứa các mục tiêu và nội dung để nhóm thảo luận và giải quyết. Agenda là một sản phẩm hợp tác và được phân phối cho tất cả người tham gia trước cuộc họp.
Kết quả đầu ra: Agenda hợp tác
Kiến thức:
- Hiểu các kỹ thuật thiết lập agenda hợp tác
- Nhận thức được những điều có thể đạt trong cuộc họp nhất định
- Hiểu các bước lập kế hoạch bổ sung cần thiết cho một cuộc họp cụ thể.
Kỹ năng:
- Yêu cầu các mục agenda từ người tham gia
- Gắn liền các mục agenda với nhu cầu kinh doanh
- Liên hệ những người tham gia từ các cuộc họp trước để có được thông tin cập nhật và các bài tập đã hoàn thành
- Thông báo agenda trước cuộc họp
Thái độ:
- Sẵn sàng chia sẻ việc ra quyết định
- Triệt để và kiên trì
Năng lực cơ bản 11: Xây dựng mối quan hệ
Vai trò: Huấn luyện viên
Huấn luyện viên thiết lập và xây dựng mối quan hệ với người học hoặc nhân viên để đưa ra đề nghị và hướng dẫn.
Kết quả đầu ra: Người học chấp nhận coaching
Kiến thức:
- Hiểu được cách xây dựng mối quan hệ
Kỹ năng:
- Thiết lập mối quan hệ
- Lắng nghe hiệu quả
- Đặt câu hỏi
Thái độ:
- Kiên nhẫn
- Sẵn sàng thiếp lập và phát triển mối quan hệ hiện tại
Năng lực nâng cao 11: Xây dựng mối quan hệ
Vai trò: Huấn luyện viên
Huấn luyện viên thiết lập và xây dựng mối quan hệ với người học hoặc nhân viên để đưa ra đề nghị và hướng dẫn.
Kết quả đầu ra: Người học sẵn sàng chấp tham gia coaching
Kiến thức:
- Hiểu về khác biệt giữa coaching và chỉ đạo
- Hiểu cách xây dựng mối quan hệ
- Nhận thức được các yếu tố tạo dựng niềm tin
Kỹ năng:
- Thiết lập mối quan hệ
- Xây dựng niềm tin
- Lắng nghe hiệu quả
- Đặt câu hỏi
- Hỗ trợ một cách tích cực
- Thực hiện và giữ đúng cam kết
Thái độ:
- Kiên nhẫn
- Sẵn sàng thiết lập và phát triển mối quan hệ hiện tại.
Kế hoạch phát triển huấn luyện viên
Sau khi hoàn thành danh sách kiểm tra năng lực, hãy lập một kế hoạch phát triển để xác định điểm mạnh của huấn luyện viên, xác định các lĩnh vực cần huấn luyện và phản hồi, xác định những kiến thức, kỹ năng còn thiếu cùng các nguồn lực để phát triển. Bạn cần bắt đầu kế hoạch với những điểm mạnh của huấn luyện viên để họ tiếp tục phát huy. Điểm mạnh cũng có thể được sử dụng để cố vấn cho người khác.
Các lĩnh vực cần huấn luyện và phản hồi có thể là những năng lực chưa được quan sát. Chúng có thể là những năng lực cần thực hành nhiều hơn vì huấn luyện viên đã có kiến thức và thái độ hỗ trợ nhưng chưa thể hiện được kỹ năng đó. Những lĩnh vực còn thiếu có thể do thiếu kiến thức, kỹ năng hoặc thái độ. Bạn nên tham khảo thêm danh sách kiểm tra thứ cấp để xác định những điều còn thiếu và lập kế hoạch về nguồn lực sẵn có để xây dựng những năng lực này.
Bạn cần đạt được sự đồng thuận từ ban quản lý về các cam kết nguồn lực cho phát triển, thống nhất về khung thời gian để phát triển và đánh giá năng lực.
Dưới đây là mẫu kế hoạch phát triển huấn luyện viên:
Mẫu kế hoạch phát triển huấn luyện viên
Tên huấn luyện viên:______________________ Ngày:_________________
- Các năng lực vượt quá mong đợi:
- Nhận diện
| Năng lực chưa phát triển hoặc chưa được giám sát | Kiến thức, kỹ năng và thái độ yêu cầu |
- Năng lực cần huấn luyện và phản hồi:
- Nguồn yêu cầu phát triển năng lực
Dự kiến ngày đánh giá lại:
Dịch từ The Trainer’s Journey to competence, Chapter 4: Facilitator or Coach Competencies
