Báo cáo công việc là trách nhiệm của mỗi nhân viên nhưng làm sao để đúng quy trình và hiệu quả thì không phải ai cũng làm được. Thông qua nội dung báo cáo công việc nhà quản lý có thể đánh giá được kết quả kế hoạch làm việc của nhân viên. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn bổ xung thêm kỹ năng báo cáo kết quả công việc đơn giản và hiệu quả.
1. Khái niệm về báo cáo kết quả công việc
Chúng ta có thể hiểu báo cáo công việc là trình bày một cách khoa học, chi tiết tiến độ làm việc của một cá nhân, nhóm hay một tập thể. Báo cáo công việc có thể chia theo ngày, tháng, năm… sau khi kết thức công việc.
Các mẫu báo cáo công việc là biểu mẫu trong đó thể hiện cách sắp xếp, tổ chức công việc nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Thông thường, các báo cáo công việc thường trình bày ngắn gọn, chi tiết các thông tin liên quan như:
- Thông tin chi tiết tình trạng công việc
- Kết quả công việc và sản phẩm
- Nội dung đánh giá của người thực hiện và cấp trên phụ trách đánh giá
- Đưa ra các hướng giải quyết những khó khăn, tồn tại trong quá trình triển khai nhiệm vụ
Xem thêm: Kỹ Năng Giải Quyết Xung Đột Đội Nhóm Và Phương Pháp Giải Quyết Hiệu Quả
2. Vai trò của báo cáo công việc trong doanh nghiệp
Vai trò của việc lập báo cáo công việc là vô cùng quan trọng đối với mỗi nhân viên. Xây dựng báo cáo công việc chính là cơ sở để từng cá nhân, phòng ban, tổ chức nhắm tới mục đích:
– Thể hiện năng lực làm việc của nhân viên
– Đánh giá khách quan trách nhiệm và tinh thần trách nhiệm với công việc của nhân viên
– Rút ra kinh nghiệm, bài học cho các thiếu sót, vướng mắc trong quá trình triển khai công việc.
– Giúp cho đội ngũ lãnh đạo trong công ty dễ dàng thực hiện quy trình quản lý nhân viên linh hoạt, chủ động.
– Hỗ trợ đội ngũ quản lý đưa ra phương thức phân bổ công việc hợp lý, phù hợp với năng lực và yêu cầu của nhân viên.
Tìm hiểu thêm: Vai Trò và Quy Trình Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp
3. Quy trình thực hiện báo cáo công việc và các kỹ năng cần chuẩn bị
Các bước thực hiện một báo cáo công việc
Để có một bào báo cáo hoàn chỉnh bạn cần thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Tóm tắt kết quả công việc
Một báo cáo được đánh giá là hoàn thiện là cần phải có bước đánh giá tổng quan tình hình. Phần tóm tắt kết quả công việc có ý nghĩa quan trọng và khi tóm tắt nhân viên cần chú ý mang cái nhìn khách quan. Những mặt tốt và chưa tốt cần thể hiện rõ để nhà quản lý có thể nhìn nhận, đánh giá và điều chỉnh phù hơp.
Bước 2: Phân tích các nội dung cụ thể trong báo cáo
Đầu tiên người nhân viên cần giới thiệu qua về phạm vi và phương pháp sử dụng khi báo cáo. Sau đó mới đi vào làm rõ phần chính, trình bày những số liệu thống kê. Dựa vào những con số này thì phân tích những ưu, nhược điểm của công việc. Sau khi phân tích tìm hiểu được nguyên nhân thì đưa ra những giải pháp phù hợp.
Có thể bạn nên biết: Kỹ Năng Thu Thập Và Xử Lý Thông Tin
Bước 3: Kết luận và đưa ra kiến nghị trong báo cáo
Phần cuối cùng của một báo cáo luôn phải tổng hợp những những vấn đề một cách rõ ràng. Cần đề ra được giải pháp và các bước cần thực hiện công việc. Tiến trình làm việc sau này có được thúc đẩy và đạt được thành tựu hay không chính là nhờ vào những đề xuất tại báo cáo này.
Những kỹ năng báo cáo mà nhân viên cần có
- Xác định kết cấu báo cáo rõ ràng: Mỗi mẫu báo cáo cần trình bày cụ thể và kết cấu rõ ràng vì mỗi báo cáo sẽ có những đặc trưng riêng. Để chuyên nghiệp cần xây dựng đề cương và sắp xếp từng mục hợp lý.
- Phân tích đề xuất các giải pháp trong báo cáo: Những vấn đề trong báo cáo cần phân tích rõ ràng và cụ thể. Đồng thời bạn cũng cần trau dồi thêm kỹ năng diễn đạt, quan sát và nhìn nhận đúng vấn đề.
Hi vong qua bài viết LCT Education đã cung cấp thì bạn đã hiểu hơn về kỹ năng báo cáo kết quả công việc. Phải nhớ rằng một bản báo cáo hoàn chỉnh sẽ cho nhà quản lý thấy được khả năng và trách nhiệm của bạn trong công việc. Chúc các bạn luôn thành công.
