Theo truyền thống, các chủ doanh nghiệp thường tập trung vào việc quản lý thời gian của nhân viên và cách họ sử dụng thời gian đó. Tuy nhiên, sự chuyển dịch sang phong cách làm việc linh hoạt hơn đang chứng minh tầm quan trọng của việc quản lý mức năng lượng của nhân viên.
Thực tế là, không bao giờ thiếu những trào lưu quản lý và thuật ngữ kinh doanh thời thượng. Nhưng chúng có thể đặc biệt gây choáng ngợp trong thời đại ngày nay, khi thế giới việc làm đang trải qua cuộc biến động lớn nhất trong thế hệ.
Sự chuyển dịch sang mô hình làm việc kết hợp, linh hoạt và không đồng bộ đã mang đến cho chúng ta vô số phong cách quản lý khác nhau, những tiên đề mới và những lời khuyên trái chiều về các phương pháp hay nhất đang nổi lên. Mức độ nhiễu loạn và tính phức tạp ngày càng tăng có thể gây khó khăn – ngăn cản các doanh nghiệp đối mặt với những thay đổi quan trọng và thực hiện những thay đổi cần thiết.
Việc nhìn nhận một bức tranh tổng thể có thể hữu ích. Ví dụ, bạn có thể xem xét vấn đề về mức năng lượng của nhân viên. Đây là một góc nhìn tổng thể hữu ích, nắm bắt hiệu quả các vấn đề xoay quanh mô hình làm việc kết hợp, năng suất, sức khỏe và sự gắn kết của nhân viên.
Theo truyền thống, các nhà quản lý tập trung vào việc quản lý thời gian của nhân viên và cách họ sử dụng nó. Bạn có thể thấy điều này qua cách mô tả các yêu cầu của dự án – số ngày dành cho nhiệm vụ, lịch trình, thời hạn, mục tiêu có thể đo lường và các mốc quan trọng. Cách tiếp cận này không hẳn là xấu, nhưng nó có thể có một số nhược điểm. Ví dụ, nhiều người làm việc theo kiểu bùng nổ, thay vì với tốc độ ổn định – một số nhân viên đóng góp theo những cách khó đo lường và tất nhiên, một số người làm việc nhanh hơn những người khác. Những vấn đề này càng trở nên trầm trọng hơn trong thế giới linh hoạt, kết hợp và không đồng bộ mới – khiến khái niệm quản lý thời gian của nhân viên trở nên lỗi thời hơn. Thời gian bỏ ra không còn tương quan với kết quả đầu ra. Chúng ta cần một cách mới để đảm bảo nhân viên luôn năng suất. Do đó, ý tưởng về quản lý mức năng lượng mới ra đời.
Vậy làm thế nào các nhà quản lý có thể bắt đầu suy nghĩ theo hướng quản lý năng lượng của nhân viên thay vì thời gian của họ?
Cho đến gần đây, mức năng lượng rất khó đo lường và cũng khó quản lý do bạn không thể định lượng. Nhưng công nghệ và công cụ mới đang thay đổi điều này. Lampros Sekliziotis, trưởng nhóm sản phẩm tại công ty phần mềm Sage, cho biết: “Vấn đề là hiểu được khi nào mọi người làm việc hiệu quả và điều gì khiến họ làm việc hiệu quả, đặc biệt là trong các môi trường làm việc kết hợp, nơi không có sự hiện diện của quản lý trực tiếp”.
Sage People, một giải pháp nhân sự và bảng lương trọn gói, có thể cung cấp những thông tin chi tiết mạnh mẽ về con người và phân tích nhân sự để giúp các nhà quản lý xác định nơi họ có thể can thiệp hiệu quả nhất để duy trì năng lượng và hiệu suất cho nhân viên. Các công ty có thể sử dụng thông tin chi tiết và phân tích để xem liệu mọi người có gặp vấn đề gì không, điều này cho thấy năng lượng đang giảm sút. Ví dụ: họ không nghỉ phép, họ có liên tục làm việc nhiều giờ hay tỷ lệ vắng mặt tăng lên không? Đây thường là dấu hiệu của căng thẳng hoặc kiệt sức. Hơn nữa, các công cụ như Sage People có thể chứng minh những sáng kiến nào để giải quyết những vấn đề này hiệu quả và những nơi nào không. Phân tích dữ liệu và AI đang không ngừng được cải thiện và nền tảng nhân sự càng có nhiều thông tin thì càng tốt hơn.
Steve Watmore, Giám Đốc Sản Phẩm Nhân Sự Và Tiền Lương tại Sage, cho biết một ví dụ khác về phương pháp tiếp cận dựa trên năng lượng này có thể bao gồm việc sử dụng các công cụ và công nghệ để xem xét kỹ hơn các cuộc họp. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về cách nhân viên cảm nhận về các cuộc họp và những gì họ nhận được từ chúng: “Nhân viên cảm thấy thế nào về chúng? Cả các cuộc họp trước đây và các cuộc họp sắp tới. Thời gian được sử dụng như thế nào?”
Ông gợi ý, bạn có thể sử dụng những cách này để thay đổi các cuộc họp kéo dài một giờ thành 45 phút tập trung và 15 phút tóm tắt. Việc tóm tắt có thể được thực hiện hiệu quả hơn bằng cách sử dụng công nghệ – ví dụ, AI và các công cụ phiên âm giúp trích xuất và tóm tắt các điểm chính, đồng thời tạo chương trình nghị sự cho các cuộc họp trong tương lai. Điều này cũng giải phóng những người từng làm việc theo biên bản khỏi khối lượng công việc nặng nhọc và cho phép họ đảm nhận một vai trò năng động và tràn đầy năng lượng hơn.
Kate Travers, Chuyên Gia Tư Vấn Giải Pháp Chính tại Sage, cho biết phần lớn điều này xảy ra là vì hiểu rằng không phải tất cả nhân viên đều giống nhau. Những nhân viên khác nhau, ở những giai đoạn cuộc đời khác nhau, làm việc ở những địa điểm khác nhau sẽ có những nhu cầu khác nhau. Bà giải thích: “Nhà tuyển dụng có thể sử dụng các công cụ giúp tăng cường năng lượng, khơi dậy sự gắn kết và tập trung”.
Ví dụ, khi nói đến việc tiếp thêm sinh lực cho nhân viên thông qua phát triển cá nhân và đào tạo, các công cụ học tập vi mô có thể giúp nhân viên kiểm soát tốt hơn tốc độ học hỏi các kỹ năng và kiến thức mới – cho phép họ điều chỉnh mọi thứ để cảm thấy tràn đầy năng lượng thay vì bị quá tải. Uptime, một ứng dụng học tập và phát triển cá nhân cung cấp các mẹo học tập năm phút dành cho khách hàng của Sage.
Học tập vi mô theo từng phần nhỏ có thể mang lại nhiều giá trị hơn cũng như giúp họ mạnh mẽ hơn. “Nếu tôi tham gia một khóa đào tạo trong ngày, tôi cảm thấy mình phải áp dụng ngay lập tức vì đó là một khoản đầu tư đáng giá về thời gian”, Watmore nói thêm. Nhưng nếu bạn tham gia nửa giờ đào tạo trực tuyến, mọi thứ sẽ rất khác. Không chỉ dễ dàng sắp xếp thời gian khi bạn có một giờ trước giờ ăn trưa, mà bạn còn không cảm thấy bắt buộc phải sử dụng nó ngay lập tức. Tuy nhiên, nó còn khiến bạn cảm thấy tích cực – như thể bạn đang tiến bộ và làm tăng giá trị cho CV của mình.
Các công cụ và nền tảng khác có thể hỗ trợ bằng cách tích hợp trực tiếp yếu tố hạnh phúc của nhân viên vào quy trình làm việc – chẳng hạn như phần mềm quản lý vốn nhân lực (HCM – Human Capital Management) của Sage. Nó giúp khơi dậy năng lượng của mọi người và có thể được điều chỉnh phù hợp với từng cá nhân. “Ví dụ, sự kết hợp giữa HCM và Uptime có thể mang lại một giải pháp thực sự hiệu quả để thực hiện điều này”, Travers nói.
Cuối cùng, việc đo lường và duy trì mức năng lượng là một phương pháp tiếp cận toàn diện và được hỗ trợ bởi công nghệ để kinh doanh đúng cách trong một thế giới mà bạn có thể không còn gặp sếp ở hành lang nữa. Watmore cho biết các công ty tốt luôn dành thời gian để tìm hiểu “điều gì khiến mọi người cảm thấy hào hứng và gắn bó”.
Dịch từ Time or energy? How managing people is changing in the workplace
