Việc tuyển dụng nhân viên và nhà thầu mới, chứng chỉ, quản lý kỹ năng và các chương trình đào tạo hiện nay rất quan trọng đối với hầu hết các tổ chức. Chỉ có chương trình đào tạo thôi là chưa đủ, các khóa học phải hiệu quả và hiệu quả đó phải được đo lường. Do đó, việc đánh giá khách quan chất lượng của từng khóa đào tạo là điều cần thiết để biết liệu khóa học có đạt được mục tiêu đào tạo và thực sự phục vụ cho cả người học và tổ chức hay không.
Bằng cách sử dụng đánh giá đào tạo, bạn có thể liên tục cải thiện chất lượng chương trình đào tạo của mình. Điều này có nghĩa là đánh giá mọi khía cạnh của khóa học, từ lập kế hoạch đến hậu cần, khả năng tiếp cận, hoạt động, sự tham gia của người học, giảng viên, khả năng ghi nhớ kiến thức và tác động thực tế.
Đánh giá đào tạo có thể cung cấp cho tổ chức những hiểu biết rõ ràng, hữu hình và đa chiều về những điểm cần cải thiện trong khóa học. Để áp dụng phương pháp cải tiến liên tục, trước tiên bạn phải thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để theo dõi, sau đó đánh giá kết quả của từng khóa học bằng các công cụ đánh giá khác nhau tùy thuộc vào mức độ chính xác.
Không có đánh giá đào tạo nếu không có tự động hóa
Theo truyền thống, đào tạo được thực hiện trực tiếp bởi giảng viên trong môi trường lớp học, chẳng hạn như phòng họp. Tuy nhiên, hình thức học tập được ưa chuộng đã thay đổi. Thế giới phải đối mặt với đại dịch COVID-19 và các lệnh phong tỏa, các hệ thống quản lý học tập (LMS) đã phát triển và hiện nay các công ty ngày càng phụ thuộc vào đào tạo trực tuyến, không chỉ vì khả năng mở rộng quy mô tốt hơn mà còn dễ tổ chức và tiết kiệm chi phí hơn.
Việc cung cấp đào tạo đã phát triển, và đánh giá đào tạo cũng vậy. Trước đây, các nhà quản lý đào tạo thường phát phiếu khảo sát giấy cho học viên vào cuối khóa học, sau đó nhanh chóng điền thông tin và gửi lại mà không cần suy nghĩ nhiều. Các phiếu khảo sát sau đó được xử lý thủ công, dẫn đến nguy cơ sai sót do con người gây ra, chẳng hạn như mất mát hoặc hiểu sai.
Ngày nay, các giải pháp kỹ thuật số có thể giúp các nhà lãnh đạo đào tạo tự động hóa việc đánh giá đào tạo và phân tích sâu hơn về hiệu quả của khóa học. Bằng cách tự động hóa các bài đánh giá đào tạo, bạn có thể đánh giá chương trình của mình tại nhiều thời điểm: trước, trong và sau buổi đào tạo. Ví dụ: bạn có thể lên lịch gửi bài đánh giá 30 ngày sau buổi đào tạo để đánh giá khả năng ghi nhớ và ứng dụng kiến thức.
Đừng chỉ giới hạn việc đánh giá ở người học. Việc thu thập phản hồi từ quản lý và đồng nghiệp cũng có thể rất hữu ích để cải thiện chương trình đào tạo và có thêm góc nhìn — và tự động hóa là một trong những cách thiết thực và tiết kiệm chi phí nhất để thu thập thông tin ở quy mô lớn.
Cách tự động hóa khảo sát đào tạo
Khảo sát rất cần thiết để thu thập phản hồi từ học viên, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đánh giá tổng quan về khóa học. Với công cụ tự động, chúng có thể được gửi đến học viên qua email hoặc truy cập thông qua mã QR, giúp quá trình diễn ra liền mạch và hiệu quả.
1. Chọn nền tảng khảo sát.
Chọn một công cụ hỗ trợ tự động, phân tích và tích hợp với hệ thống quản lý học tập (LMS). Các lựa chọn phổ biến bao gồm Google Forms (có tiện ích bổ sung), SurveyMonkey, Typeform hoặc các công cụ chuyên dụng như Qualtrics hoặc Microsoft Forms.
2. Thiết kế mẫu khảo sát.
- Chủ yếu sử dụng câu hỏi đóng để phân tích dễ dàng hơn.
- Thêm câu hỏi về điểm số đánh giá khách hàng (NPS) để đo lường mức độ hài lòng của học viên.
- Thêm một vài câu hỏi mở tùy chọn để thu thập phản hồi định tính.
3. Thiết lập quy tắc tự động.
- Sử dụng LMS hoặc các công cụ marketing qua email (ví dụ: Mailchimp, HubSpot hoặc tính năng tự động tích hợp sẵn trên nền tảng khảo sát) để lên lịch gửi khảo sát — thường là ngay sau khi đào tạo hoặc 30 ngày sau đó để kiểm tra việc duy trì.
- Bao gồm logic gửi lời nhắc đến những người chưa phản hồi.
4. Chọn phương thức gửi.
- Email: Đính kèm liên kết khảo sát trong tin nhắn tiếp theo.
- Mã QR: Tạo mã QR liên kết đến khảo sát cho các buổi học trực tiếp.
- Cửa sổ bật lên trên nền tảng: Kích hoạt khảo sát trực tiếp trong LMS sau khi hoàn thành khóa học.
5. Thu thập và phân tích phản hồi.
- Thiết lập báo cáo tự động tạo trong nền tảng.
- Sử dụng các công cụ AI hoặc mô hình ngôn ngữ lớn (LLM – Large Language Models) để tóm tắt xu hướng trong các phản hồi mở.
- Lên lịch các buổi đánh giá thường xuyên để chuyển đổi thông tin chi tiết thành cải tiến.
6. Khép vòng phản hồi.
- Chia sẻ những phát hiện chính với các bên liên quan.
- Điều chỉnh nội dung, định dạng hoặc cách thức cung cấp khóa học dựa trên phản hồi.
- Cảm ơn những người tham gia đã đóng góp ý kiến để tăng tỷ lệ phản hồi trong tương lai.
Tự động hóa đánh giá kỹ năng
Đánh giá đào tạo không chỉ dừng lại ở khảo sát — mặc dù khảo sát rất hữu ích trong việc thu thập phản hồi và đo lường mức độ hài lòng, nhưng chúng không đo lường sự phát triển kỹ năng một cách khách quan. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các bài đánh giá kỹ năng, chẳng hạn như câu hỏi trắc nghiệm hoặc bài kiểm tra, để đánh giá kiến thức và trình độ kỹ năng. Đánh giá kỹ năng có thể giúp trả lời những câu hỏi quan trọng sau: Khóa đào tạo có thực sự mang lại giá trị gì không? Học viên có thể thể hiện những gì họ đã học được không?
Tự động hóa đánh giá kỹ năng có thể giúp bạn tập trung vào việc kết nối với học viên và đánh giá dữ liệu đào tạo. Hãy cùng xem xét ba phương pháp hay nhất để sử dụng hiệu quả các bài đánh giá kỹ năng tự động.
1. Đánh giá trước và sau đào tạo.
Lên lịch đánh giá trước và sau đào tạo để đo lường khách quan mức độ tiến bộ về kiến thức và kỹ năng. Bạn có thể sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS), các nền tảng đánh giá như SurveyMonkey, Qualtrics hoặc Typeform, hoặc các công cụ tự động hóa quy trình làm việc như Zapier, Pabbly Connect hoặc Microsoft Power Automate để kích hoạt đánh giá dựa trên việc hoàn thành khóa học. Phương pháp này không chỉ giúp bạn đánh giá tác động thực sự của các chương trình đào tạo mà còn tiết kiệm thời gian để tập trung vào việc tinh chỉnh thiết kế và triển khai.
2. Kết hợp đánh giá trực tuyến và đánh giá thực hành.
Việc tự động hóa đánh giá kỹ năng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho lịch trình bận rộn của người quản lý đào tạo, tuy nhiên, điều quan trọng là không được bỏ qua tầm quan trọng của việc củng cố thực hành. Kết hợp các bài đánh giá trực tuyến với các bài đánh giá thực tế để có được bức tranh toàn cảnh hơn về sự phát triển và ứng dụng kỹ năng.
3. Tận dụng các công cụ đánh giá hiện đại.
Sử dụng các nền tảng học tập có thể đo lường cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Nhiều công cụ hiện nay cung cấp các bài kiểm tra dễ xây dựng và thông tin chi tiết tự động để tiết kiệm thời gian và cải thiện độ chính xác. Các tính năng tự động hóa của các công cụ này có thể bao gồm chấm điểm tự động, logic điều kiện, phân tích tâm lý và/hoặc tạo báo cáo.
Hướng tới tương lai
Đánh giá đào tạo có thể có nhiều hình thức và phản ánh tham vọng của tổ chức về cải tiến và đào tạo liên tục. Đầu tư vào đánh giá đào tạo đồng nghĩa với việc đầu tư vào việc học tập tốt hơn, hiệu suất tốt hơn và kết quả tốt hơn. Nó phải dựa trên các giải pháp kỹ thuật số hiện đại. Với các công cụ và phương pháp phù hợp, bất kỳ tổ chức nào cũng có thể làm cho việc đào tạo thực sự có ý nghĩa và có thể đo lường được.
Dịch từ Automation 101: The Future of Skills Assessments and Feedback Surveys
