Quản lý rủi ro khẩn cấp là trọng tâm để kiềm chế chi phí, giữ an toàn cho mọi người và cho phép các tổ chức và cơ sở hoạt động trơn tru. Năm 2020, khả năng này đã bị đẩy đến giới hạn đối với nhiều tổ chức sử dụng các chiến lược quản lý ứng phó khẩn cấp không kịp thời. Không có khả năng và không có hiểu biết để đo lường và đánh giá đầy đủ rủi ro hiện tại, các nhóm ứng phó không thể chuẩn bị, ứng phó và giảm thiểu rủi ro dự kiến và không mong đợi liên quan đến đại dịch COVID-19.
Một trong những bài học quan trọng nhất từ năm 2020 đối với các tổ chức trong tất cả các ngành là tầm quan trọng của việc lùi lại một bước để đánh giá quy trình và thủ tục nào giúp họ có thể đương đầu với những thách thức của năm ngoái. Mặc dù việc giải quyết các rủi ro liên quan đến COVID-19 đã được quan tâm hàng đầu vào năm 2020, các công ty, tổ chức và cộng đồng vẫn cần giải quyết cách họ có thể đào tạo nhóm một cách hiệu quả để ứng phó với các rủi ro khác có thể ảnh hưởng đến hoạt động. Những rủi ro này bao gồm cường độ ngày càng tăng của thiên tai, các hành động bạo lực và sự cố thiết bị trùng với COVID-19.
Dưới đây là ba cách để sử dụng các bài học của năm 2020 để cải thiện quản lý rủi ro:
1. Tiếp tục Nâng cao Chiến lược giảm thiểu rủi ro
Điều cần thiết là các tổ chức phải tiếp tục đầu tư vào các chiến lược và công nghệ sẵn sàng để bảo vệ con người, doanh nghiệp, cấu trúc và toàn bộ cộng đồng. Ngoài ra, bằng cách nâng cao các chiến lược chuẩn bị của mình, các nhà quản lý khẩn cấp có thể học hỏi từ các sự cố hiện tại hoặc trước đó và đào tạo các nhóm tốt hơn về cách chuẩn bị và ứng phó với các trường hợp khẩn cấp trong tương lai. Sau đó, nhân viên của bạn có thể đẩy nhanh quá trình phục hồi hiệu quả hơn.
Để tạo ra một chiến lược sẵn sàng mạnh mẽ và một kế hoạch hành động khẩn cấp tổng thể, các tổ chức nên liên tục đào tạo các nhóm quản lý rủi ro về cách xác định và đánh giá rủi ro và điều chỉnh kế hoạch để chuẩn bị cho bất kỳ sự cố, tình huống khẩn cấp hoặc thảm họa nào có thể xảy ra. Các quy trình này nên bao gồm (nhưng không giới hạn):
- Thành lập trung tâm chỉ huy sự cố để điều phối ứng phó và thông tin liên lạc.
- Phát triển các quy trình để điều phối hỗ trợ những sự kiện quan trọng trên nhiều địa điểm.
- Biên soạn việc sử dụng tất cả các biểu mẫu, bao gồm báo cáo sự cố và biểu mẫu bảo hiểm.
- Tìm kiếm ý kiến đóng góp cho kế hoạch chuẩn bị từ tất cả các bên liên quan trong cộng đồng, bao gồm cơ quan thực thi pháp luật, cứu hỏa, y tế và bệnh viện và các tổ chức y tế công cộng.
- Các tổ chức nên liên tục đào tạo các nhóm quản lý rủi ro về cách xác định và đánh giá rủi ro và điều chỉnh kế hoạch.
- Một kế hoạch quản lý sự cố quan trọng toàn diện được thông báo bởi các chiến lược chuẩn bị sẵn sàng này, được sử dụng cùng với nền tảng công nghệ quản lý khẩn cấp hiệu quả, là điều cần thiết để cải thiện tỷ lệ ứng phó và phục hồi.
2. Duy trì tính linh hoạt
Dữ liệu sẽ tiếp tục được cập nhật là nền tảng của việc giảm thiểu rủi ro, điều cần thiết là phải đào tạo các thành viên trong nhóm về cách diễn giải dữ liệu đó và theo dõi và giám sát các tình huống thay đổi để cải thiện nhận thức về tình huống có khả năng xảy ra. Việc đào tạo này sẽ giúp các nhóm rủi ro luôn linh hoạt và phản ứng nhanh khi tình huống thay đổi và có thể thực hiện các biện pháp mới nhanh chóng khi cần thiết. Trên thực tế, một tổ chức càng phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với khủng hoảng thì càng ít tốn kém.
3. Đòn bẩy Công nghệ để Ứng phó Sự cố Hiệu quả
Điều quan trọng là phải triển khai nền tảng quản lý sự cố và khủng hoảng, sau đó đào tạo các thành viên chính trong nhóm về công nghệ. Phát triển nhận thức về tình huống này để đánh giá rủi ro, giảm thiểu đầu vào và quản lý có thể nâng cao khả năng giảm thiểu, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi. Loại công nghệ mới cung cấp cho các tổ chức cái nhìn thời gian thực tế – hoặc một bức tranh hoạt động chung – về các sự cố và tình huống giúp bảo vệ con người, bảo vệ tài sản và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Một lợi ích bổ sung là các nhóm rủi ro sẽ có thể sử dụng nền tảng công nghệ hàng ngày để ghi lại tất cả các loại sự kiện, sự cố và hoạt động xảy ra, bao gồm:
- Theo dõi tình trạng khái quát của tổ chức
- Kế hoạch hành động khi có sự cố xảy ra
- Giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả
- Quản lý và giám sát sự cố
- Theo dõi và báo cáo sự cố
- Sự hợp tác bên trong và bên ngoài
Mặc dù hiện nay đã có vắc-xin hiệu quả và khả năng phục hồi sau COVID vào năm 2021, các tổ chức sẽ cần tiếp tục tăng cường các chiến lược quản lý rủi ro khẩn cấp của họ với COVID-19 và các thảm họa tự nhiên và nhân tạo. Bằng cách xem xét kỹ lưỡng các quy trình, thủ tục và dữ liệu liên quan đến các phản hồi từ năm 2020 và thực hiện các điều chỉnh trong quy trình đào tạo của mình, các tổ chức có thể tăng cường phản ứng và cải thiện khả năng phục hồi vào năm 2021.
Phát triển nhận thức tình huống có thể tăng cường giảm thiểu, chuẩn bị sự phù hợp và phục hồi.
