Những thách thức trong việc quản lý thay đổi văn hóa tại nơi làm việc có thể gây khó khăn cho chuyên viên nhân sự. Tuy nhiên, vẫn có những giải pháp có thể giúp bạn dễ dàng quản lý, đồng thời giữ bình tĩnh trước những thay đổi lớn. Dưới đây là những khuyến nghị từ các chuyên gia nhân sự:
1. Hợp tác với tất cả nhân viên
Hãy để nhân viên trở thành một phần của việc tạo ra và thay đổi văn hóa công ty.
Heidi Lynne Kurter, người sáng lập và CEO của Heidi Lynne Consulting cho biết “Khi nói đến sự thay đổi văn hóa, hợp tác chính là chìa khóa”. Nhân viên tạo nên văn hóa, vì vậy nếu không đưa họ vào quy trình chuyển đổi chỉ tạo thêm sự căng thẳng trong mối quan hệ vốn đã xa cách. Văn hóa không phải là một quá trình một chiều. Nó được tạo thành từ tất cả mọi người trong tổ chức.” Hãy lắng nghe và áp dụng những phản hồi cũng như ý tưởng mà nhân viên đưa ra.
Để giúp đảm bảo quá trình cộng tác với nhân viên, minh bạch và xác thực ngay từ đầu là điều quan trọng. Bạn nên cố gắng hiểu cảm xúc của nhân viên bằng cách tổ chức các cuộc họp riêng và họp nhóm, thảo luận cởi mở về các mối quan tâm và cách thức vượt qua các rào cản.
2. Kiên định thực hiện
Matthew cũng nhận ra tầm quan trọng của việc luôn kiên định. Ông nói: “Tôi nghĩ điều quan trọng là một khi bạn đưa ra các chính sách hoặc quy tắc mới, bạn phải tuân thủ chúng ngay từ ngày đầu tiên. Đừng để bất cứ điều gì dù nhỏ hay lớn, kéo dài”
Khi bạn đã thực hiện các thay đổi, hãy theo dõi một cẩn thận. Jon từ Authority Hacker cho biết “Tôi tin rằng việc theo dõi thường xuyên và nhất quán là một trong những điều quan trọng nhất mà bất kỳ nhóm quản lý và doanh nghiệp nào cũng có thể làm để thúc đẩy các hành vi mới”.
Hầu hết nhân viên sẽ ủng hộ việc thay đổi văn hóa tại nơi làm việc. Nhưng nếu bạn gặp phải người không ủng hộ thì sao? Matthew khuyến nghị “Nếu bạn thấy một nhân viên có hành động đi ngược lại văn hóa công ty mới, hãy hành động ngay lập tức và cho họ biết rằng hành động đó sẽ không được chấp nhận. Nếu bạn để mọi thứ cứ diễn ra, nhân viên sẽ không thực sự coi trọng những thay đổi hoặc chính sách mới.”
3. Giao tiếp sớm
Đừng chỉ dựa vào email để thông báo cho nhân viên về những thay đổi văn hóa. Alex Robinson từ Team Building Hero khuyên bạn nên “lên kế hoạch cho một hoặc nhiều cuộc họp trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào để bạn có thể nhận được đóng góp và ủng hộ của nhân viên. Khi công ty tiến hành thay đổi chính sách, điều đó không gây ngạc nhiên cho bất kỳ ai.”
Điểm mấu chốt ở đây là những thay đổi không nên gây ngạc nhiên. Trao đổi với nhân viên về những giá trị mà họ cảm thấy quan trọng, những thay đổi bạn đang lên kế hoạch và cách bạn sẽ thực hiện chúng sẽ làm giảm khả năng chống lại sự thay đổi. Giám đốc điều hành khu vực Bắc Mỹ của ThirtyThree Nicole Dorskind khẳng định: “Tầm nhìn bao quát về sự thay đổi cần được truyền đạt một cách rõ ràng và nhất quán liên tục”
4. Thực hiện các thay đổi dần dần
Thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên là một quá trình từng bước. Thay vì liên tục gửi tin nhắn hoặc tổ chức cuộc họp, hãy cho nhân viên thời gian để thích nghi với ý tưởng thay đổi.
Có thể mất vài tuần hoặc thậm chí vài tháng để thực hiện những thay đổi này, nhưng sẽ dễ dàng hơn cho nhân viên. Giám đốc điều hành của Healing Holidays Frances Geoghegan lưu ý rằng “điều cuối cùng bạn muốn làm là khiến họ sợ hãi bằng cách bắt họ bước vào một nơi làm việc hoàn toàn mới ngay ngày hôm sau.”
Việc thích nghi với môi trường và văn hóa làm việc mới là điều khó khăn. Frances cũng nói “Lời khuyên tốt nhất tôi có thể đưa ra là không thực hiện tất cả các thay đổi ngay lập tức. Hãy bắt đầu thực hiện chúng một cách chậm rãi. Điều này sẽ giúp các nhân viên có nhiều thời gian để điều chỉnh và thích nghi với nền văn hóa mới một cách thoải mái.” Thực hiện các thay đổi một cách chậm rãi sẽ giúp bạn ít gặp phải sự phản kháng hơn và giúp nhân viên cảm thấy vui vẻ hơn.
5. Trò chơi hóa
Các doanh nghiệp khác đã đạt được thành công trong quản lý văn hóa bằng cách triển khai các trò chơi hay các cuộc thi đua – sử dụng niềm vui và trò chơi để khuyến khích sự gia tăng hiểu biết, tham gia và hỗ trợ.
Cristian Rennella, CEO và đồng sáng lập của oMelhorTrato.com, đã thử nghiệm chiến lược này trong công ty của mình và thu được kết quả thành công. “Để giảm bớt sự phản đối của nhân viên đối với sự thay đổi, chúng tôi tạo ra các trò chơi và người chiến thắng sẽ nhận được các giải thưởng tương ứng. Chúng tôi thực hiện các quy tắc, điểm, bảng điểm… Bằng cách này, chúng tôi có thể cải thiện tốc độ tiếp nhận văn hóa mới tới 26,3% mà không làm gián đoạn quy trình làm việc.”
6. Làm cho mọi người hạnh phúc hơn trong công việc
Đôi khi những thay đổi khác, chẳng hạn như thay đổi địa điểm, có thể thúc đẩy nhu cầu quản lý thay đổi văn hóa tại nơi làm việc.
Thay đổi dưới bất kỳ hình thức nào đều khó khăn. Giám đốc nhân sự Maple Holistics Nate Masterson nhận thấy rằng việc chuyển đến một gian phòng chưa hoàn thiện với những bức tường chưa sơn và bàn gấp không mang lại lợi ích gì cho tinh thần nhân viên.
Nate nói: “Để lấy lại năng lượng và khiến mọi người vui vẻ hơn tại nơi làm việc, chúng tôi cố gắng tạo ra những điều thú vị nho nhỏ trong quá trình cải tạo phòng. Chúng tôi đã đặt những quả bóng tập thể dục thay cho ghế để tăng độ thú vị cho nhân viên”. Những thay đổi đơn giản như thế này cùng với việc cung cấp đồ ăn nhẹ cho nhân viên đã giúp họ luôn vui vẻ và tích cực trong thời gian thay đổi.
7. Bắt đầu với một tầm nhìn rõ ràng
Trước khi bắt đầu thực hiện thay đổi, hãy xác định những điều bạn muốn đạt được. Bạn cũng cần kiểm tra những điều bạn nói và làm có xung đột với nhau không. Đừng thực hiện thay đổi chỉ vì đối thủ cạnh tranh của bạn đã làm như vậy.
Hãy đánh giá tất cả các phương pháp thay đổi để xét mức độ ảnh hưởng của chúng đến môi trường làm việc của công ty. Jim Robertson từ The Alternative Board khuyến nghị “Trước khi triển khai bất kỳ thay đổi văn hóa nào, hãy tiến hành đánh giá nghiêm ngặt về lợi ích tài chính cho công ty”
Để đảm bảo sự thành công khi thay đổi văn hóa tại nơi làm việc, bạn cần thống nhất các mục tiêu và văn hóa công ty. Khen thưởng cho những thay đổi là cần thiết. Thay đổi thường đi kèm với rủi ro. Nếu bạn chỉ trừng phạt thất bại sẽ khiến nhân viên chần chừ trong công tác đổi mới.
Dịch từ How to Successfully Manage Culture Change in the Workplace
Tìm hiểu thêm về thay đổi văn hóa doanh nghiệp tại: Quản lý sự thay đổi văn hóa tại nơi làm việc
