Chuyển văn phòng không phải là một quyết định dễ dàng, nhưng đôi khi nó có thể cần thiết. Chuyển văn phòng không chỉ có thể đưa doanh nghiệp của bạn đến nơi có cơ hội mà còn có thể tốt cho tinh thần. Một cuộc khảo sát gần đây do Clutch thực hiện cho thấy việc chuyển văn phòng có tác động tích cực đến 68% nhân viên.
Tuy nhiên, việc theo dõi các thiết bị, máy móc, đồ đạc và đồ đạc của nhân viên, đồng thời đảm bảo công việc diễn ra như bình thường không phải là việc dễ dàng. Bạn có thể giảm bớt gánh nặng bằng cách kiểm soát việc lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả. Dưới đây là danh sách những lỗi thường gặp khi chuyển văn phòng:
1. Lập kế hoạch không đầy đủ
Quy hoạch kém có thể cản trở bất kỳ dự án nào, và việc di dời cũng không khác gì. Khi chuyển đến một không gian văn phòng mới, việc lập kế hoạch sớm là cần thiết để đảm bảo mọi người biết chính xác những việc cần làm để trở nên hữu ích.
Rốt cuộc, bạn sẽ không muốn đặt nhầm thiết bị cần thiết hoặc để nhân viên mắc kẹt mà không có đồ đạc trong văn phòng mới.
Giải pháp: Phân công vai trò cho từng nhân viên trên tất cả các phòng ban, để họ biết mình phải chịu trách nhiệm gì trong quá trình di chuyển. Bạn có thể sẽ phải dành một vài tuần để lập kế hoạch và tổ chức từng bước để thực hiện đúng việc này. Nó không chỉ giúp nhân viên tham gia vào việc thiết lập nơi làm việc mới của họ mà còn có thể giúp giảm chi phí di dời.
2. Bỏ Nhà cung cấp / Phòng CNTT của bạn ra khỏi việc chuyển văn phòng
Các nhà quản lý thường quên lưu ý đến nhu cầu CNTT của văn phòng mới, có khả năng dẫn đến giảm năng suất.
Một trong những phức tạp đáng kể nhất trong những tình huống như vậy là ngắt kết nối và kết nối lại công nghệ văn phòng. Điều này bao gồm tất cả các máy chủ dữ liệu, máy tính, điện thoại và camera an ninh. Nhiều dịch vụ chuyển nhà không chịu trách nhiệm bố trí kỹ thuật của bạn tại địa điểm mới.
Giải pháp: Yêu cầu bộ phận CNTT của bạn tham gia càng sớm càng tốt để họ có thể đưa ra kế hoạch chuyển giao tất cả các thiết bị công nghệ của bạn một cách an toàn. Đôi khi không thể chuyển tất cả, vì vậy bạn nên sử dụng các đơn vị lưu trữ an toàn vì thiết bị kỹ thuật có thể tốn kém và khó chuyển. Nếu có bất kỳ thiết bị CNTT nào bạn muốn loại bỏ hoặc muốn tái chế, hãy cân nhắc quyên góp cho các tổ chức như TechCollect và Drop Zone.
3. Không đánh giá được nhu cầu nâng cấp
Nhiều doanh nghiệp không kiểm tra kỹ địa điểm mới để xem liệu nó có cần cải tiến gì để phù hợp với công việc hay không. Điều này dẫn đến việc những ngày đầu tiên làm việc không hiệu quả khi nhân viên tìm ra những gì họ đang thiếu.
Giải pháp: Chia sẻ sơ đồ tầng chi tiết của không gian mới với nhân viên của bạn trước để họ có thể chuẩn bị cho phù hợp. Sắp xếp dịch vụ dọn dẹp để đảm bảo không gian làm việc mới của bạn đã được lau chùi kỹ lưỡng trước khi nhóm của bạn chuyển đến. Nhân viên CNTT của bạn nên biết chính xác vị trí và cách lắp đặt máy tại nơi làm việc mới và liệu có cần nâng cấp dịch vụ hay không. Bạn cũng có thể chia sẻ sơ đồ mặt bằng với dịch vụ chuyển nhà của mình để họ biết chính xác cách sắp xếp đồ đạc của bạn vào văn phòng mới.
4. Đặt ngân sách phi thực tế
Trước khi bạn định chuyển văn phòng, hãy có kế hoạch tài chính để chi trả cho những khoản chi phí đã biết và bất ngờ có thể phát sinh trong quá trình chuyển nhà. Xét cho cùng, kiểm soát chi phí được xác định là một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà quản lý tái định cư phải đối mặt và bạn nên chuẩn bị cho mọi tình huống xảy ra.
Nói chuyện với nhiều nhà cung cấp và nghiên cứu các dịch vụ chuyển nhà uy tín, giá cả hợp lý có vẻ tốn thời gian, nhưng hãy nhớ rằng: Mỗi xu bạn tiết kiệm được sẽ đóng góp vào mục tiêu chung của bạn.
Giải pháp: Nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau nhất có thể và so sánh các dịch vụ của họ trước khi đưa ra quyết định. Điều này không chỉ cho phép bạn cắt giảm chi phí mà còn cho phép bạn phân tích tất cả các tùy chọn trước khi chọn lựa chọn phù hợp nhất với mục tiêu của bạn.
5. Không đảm bảo sự tuân thủ của nhân viên
Đôi khi, bạn có thể nhận thấy nhân viên của mình không thể chuyển đến văn phòng mới, đặc biệt nếu đó là một công việc di dời ra khỏi thành phố. Họ có thể có các nghĩa vụ gia đình hoặc có thể có các vấn đề pháp lý ràng buộc họ. Dù là trường hợp nào, điều quan trọng là bạn phải nói chuyện với nhân viên của mình trước để tìm ra liệu vấn đề có thể được giải quyết hay không.
Giải pháp: Nếu bạn đang chuyển văn phòng của mình trong cùng một thành phố, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp phương tiện di chuyển cho nhân viên của mình hoặc hợp tác với dịch vụ xe chung để đảm bảo nhân viên của bạn có thể đến văn phòng.
Nếu văn phòng của bạn phải chuyển đến một thành phố khác, hãy đưa ra các biện pháp khuyến khích như tăng lương hoặc trả chi phí di chuyển cho nhân viên để giảm bớt gánh nặng di dời. Hỗ trợ nhân viên của bạn trong quá trình di dời sẽ cải thiện đáng kể sự hài lòng của nhân viên, điều này có thể góp phần tăng động lực, sự cống hiến và năng suất.
6. Quên cập nhật địa chỉ của bạn
Thông thường, khi một văn phòng chuyển đi, toàn bộ nhóm bận rộn đến mức họ có thể quên cập nhật Trang web của công ty và các trang mạng xã hội liên quan. Điều này có thể khiến khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác bị mắc kẹt, điều này không bao giờ tốt cho việc kinh doanh.
Giải pháp: Tốt hơn hết là bạn nên thông báo cho khách hàng về quyết định chuyển địa điểm của tổ chức bạn bằng cách đăng trên các trang mạng xã hội có liên quan để họ biết chính xác khi nào cần liên hệ với văn phòng của bạn theo số điện thoại hoặc địa điểm mới.
Ngoài ra, hãy gửi e-mail để đảm bảo rằng mọi người đều biết cách liên hệ với những nhân viên thiết yếu trong quá trình di chuyển. Cập nhật tất cả các kênh liên quan về thay đổi địa chỉ của bạn sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giảm bớt bất kỳ câu hỏi nào mà khách hàng của bạn có thể có.
KẾT LUẬN
Các quyết định cũng như chia sẻ kế hoạch văn phòng mới với nhân viên của bạn hoặc cập nhật cho khách hàng của bạn qua mạng xã hội về việc chuyển văn phòng có thể chỉ là những thay đổi nhỏ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bỏ qua những vấn đề tưởng như nhỏ nhặt này, nó có thể gây ảnh hưởng không nhỏ đến tương lai của một công ty mới chuyển địa điểm.
Đó là lý do tại sao việc tìm đối tác đáng tin cậy để làm việc là điều cần thiết, để việc chuyển địa điểm công ty của bạn diễn ra nhanh chóng và liền mạch.
