Bất chấp việc áp dụng nhanh chóng và sự cường điệu liên tục của các phương tiện truyền thông, AI sáng tạo (GenAI) là một lĩnh vực đầy hứa hẹn, là mối quan tâm về mặt trí tuệ đối với các doanh nghiệp hơn là thực hiện. Ước tính về thị trường AI có thể đạt gần 670 tỷ USD vào năm 2030, tăng thêm năng suất lên tới 4,4 nghìn ty USD. Tuy nhiên các nhà lãnh đạo doanh nghiệp vẫn đang tự hỏi chính xác phải làm gì với AI, cách tận dụng nó, lợi ích mà nó mang lại, hy vọng và niềm tin vào tiềm năng của AI đặc biệt là trong thời kỳ kinh tế hỗn loạn.
Giống như bất kỳ khía cạnh nào của chuyển đổi kỹ thuật số, việc triển khai hiệu quả AI tạo tác sẽ ít phụ thuộc hơn vào công nghệ và thay vào đó là phụ thuộc vào khả năng thích ứng của con người. Yếu tố con người – gồm con người và văn hóa – sẽ thúc đẩy việc áp dụng AI. Các công ty cần dành nhiều thời gian để suy nghĩ về cách khai thác sức mạnh văn hóa và thực hiện các quy trình cần thiết để bổ sung hoặc bù đắp cho những điểm yếu về văn hóa của mình. Ví dụ như nếu một nền văn hóa thụ động hoặc không thích rủi ro thì việc thiết lập các biến pháp khuyến khích rủi ro sẽ mang lại hiệu quả kỳ diệu. Ngược lại, nếu nền văn hóa mang tính kinh doanh đến mức có thể nhảy vào bất kỳ cơ hội thị trường mới nào, dễ bị phân tâm bởi những đối tượng mới mẻ thì các biện pháp khuyến khích phù hợp là khuyến khích sự tập trung, kỷ luật và khả năng bỏ qua những mốt mới.
Trong khi GenAI còn quá mới để hiểu hoặc dự đoán mức phát triển và AI nói chung chỉ mới trở thành xu hướng trong thời gian gần đây, vẫn có những bài học quý giá về cách các doanh nghiệp áp dụng và nhận ra giá trị của các công nghệ mới. Điều này giải thích tại sao một số nền văn hóa có khả năng nắm bắt công nghệ mới, đổi mới tốt hơn. Cụ thể là các nghiên cứu khoa học và nghiên cứu từ các trường hợp cụ thể xác định được 7 bài học giúp chúng ta cải thiện khả năng áp dụng GenAI và bất kỳ công nghệ mới nào ở cấp độ tổ chức.
1. Hiểu rõ sự phản kháng đến từ đâu và thúc đẩy đổi mới
Bạn thay đổi hoặc thay đổi sẽ thay đổi bạn. Đây là lý do lớn nhất của sự đổi mới, mặc dù đôi khi nó gặp phải sự phản đối của tổ chức. Sự phản kháng này tồn tại trong mọi tổ chức. Nhưng để duy trì tính cạnh tranh, các công ty cần có khả năng vượt qua.
GenAI cũng không có ngoại lệ. Trong khi một số tổ chức chấp nhận nó, vẫn có rất nhiều tổ chức phản đối với lý do họ đã thử nghiệm các cách thức hiện và nỗi sợ về những điều chưa biết làm lu mờ mong muốn thay đổi. Giống như bất kỳ sự đổi mới nào khác, GenAI sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu nó được triển khai hiệu quả trên toàn bộ hệ thống, bảo vệ tổ chức trong tương lai và tăng cường năng lực chung. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi những nhà tiên phong (người thay đổi, các nhà kinh doanh nội bộ…) phải chống lại kháng cự theo bản năng, những bất ngờ có thể xảy ra bất cứ khi nào rồi trở thành mối đe dọa đối với doanh nghiệp.
Áp dụng công nghệ thành công trong một tổ chức – đặc biệt khi nó gây xôn xao dư luận và gây tranh cãi – đòi hỏi phải hiểu được sự phản kháng đến từ đâu và lý do thực sự đằng sau nó. Đôi khi, phản kháng chỉ mang tính hình thức. Các báo cáo cho thấy 75% tổ chức đang xem xét việc cấm nhân viên sử dụng GenAI. Đôi khi đó lại là “sự phản kháng đổi mới thụ động”, được đặt ra để làm nổi bật sự phản kháng vô thức do nhân viên phản đối thay đổi và hài vòng với hiện tại. Cách tốt nhất để giải quyết những nỗi sợ hãi tiềm ẩn này là truyền tải những lợi ích mà công nghệ mới mang lại cho doanh nghiệp và từng bộ phận, với mục tiêu nâng thái độ từ tiêu cực đến tích cực hoặc trung lập.
2. Tập trung vào giải quyết vấn đề
GenAI là một công nghệ rất linh hoạt. Tuy nhiên, đây có thể là một bất lợi vì nó không liên quan rõ ràng đến một vấn đề cụ thể. Điều này có thể khiến nó trở thành một vấn đề giải pháp thông minh đang chờ được giải quyết.
Để giải quyết được khuyết điểm này, các tổ chức phải bắt đầu từ vấn đề. Xác định những thách thức cấp bách nhất mà doanh nghiệp phải giải quyết. Sau khi có mục tiêu rõ ràng, bạn nên thử nghiệm AI cùng với các giải pháp tiềm năng khác. Bạn cần thay đổi tư duy từ tập trung vào tự động hóa sang khuếch đại tác động của GenAI.
Ví dụ như H&M đã từ kẻ đi theo trở thành người tiên phong trong lĩnh vực AI bằng cách không xem AI là trí thông minh “nhân tạo” mà là trí thông minh “được khuếch đại”, tập trung vào các công nghệ giúp nâng cao hoặc tăng cường khả năng hiện tại thay vào chỉ loại bỏ những yếu tố thiếu hiệu quả, bao gồm con người. Tương tự, trong số những gã khổng lồ công nghệ, Amazon tham gia vào trò chơi tương đối muộn nhưng đã tìm cách vượt qua các đối thủ khi định vị AI là yếu tố thúc đẩy những đổi mới khác. Walmart đã quyết định đầu tư vào GenAI như một phương tiện để cải thiện dịch vụ khách hàng, thông qua nâng cao khả năng và giúp khách hàng tìm thấy nhu cầu họ cần, sau đó đáp ứng nhu cầu của họ.
3. Như mọi khi – “less is more”
Nhìn chung, những cải tiến nhỏ, tăng dần so với hiện trạng là cách tiếp cận tốt để thử nghiệm và triển khai các đổi mới công nghệ so với một kế hoạch tổng thể hoành tráng. Như giáo sư Amy Edmondson của trường Harvard Business đã lưu ý trong cuốn sách mới nhất “Right Kind of Wrong”. Đây cũng là cách tốt nhất để thiết kế các thử nghiệm dẫn đến những thất bại thông minh, vì nó cho phép chúng ta phát hiện những lỗi nhỏ trước khi chúng vượt tầm kiểm soát và trở thành lỗi lớn hơn.
Vì vậy, bắt đầu càng sớm càng tốt và tiếp cận với các công nghệ AI với tinh thần cởi mở và tư duy thử nghiệm là cách tốt nhất để học hỏi. Thất bại là một công thức tốt để tạo điều kiện thành công về lâu về dài miễn là bạn học được từ những thất bại đó.
4. Trực giác là kẻ thù chung
Việc triển khai Gen AI hoặc tự động hóa dựa trên dữ liệu có một trở ngại lớn là trực giác của con người. Thật vậy, việc tạo ra hoạt động giống con người bằng công nghệ tự động thường bị mọi người coi là mối đe dọa đối với khả năng kiểm soát, quyền lực và quyền tự chủ. Nó thường làm giảm đi sự tự do và khả năng ứng biến của con người. Người lao động lo sợ bị thay thế bởi chính công nghệ mà họ đang được đào tạo. Các nhà điều hành coi việc tiêu chuẩn hóa dựa trên AI làm ảnh hưởng đến quyền lực của họ khi việc ra quyết định và hành động được mã hóa trong hệ thống và tách rời khỏi từng cơ quan.
Vì vậy, điều quan trọng là phải thông báo rằng có sự đánh đổi ở đây. Khi từ bỏ một số quyền kiểm soát đối với các quyết định nhỏ, mọi người có thể tập trung nhiều năng lượng hơn vào các nhiệm vụ cao hơn.
Ví dụ như các nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng có xu hướng đánh giá quá cao khả năng đánh giá tài năng của người khác. Nhưng nghiên cứu cho thấy rằng AI có khả năng xác định chính xác tiềm năng của con người. Khi công nghệ đạt được trình độ của con người trong một khả năng nào đó, họ sẽ có cơ hội phát triển các kỹ năng khác, đặc biệt là những kỹ năng mà AI không thể thành thạo được. Tại ManpowerGroup, các nhà tuyển dụng tận dụng GenAI để thực một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại và không sáng tạo (tóm tắt và phân tích sơ yếu lý lịch, hiệu đính và sửa thư xin việc, đăng quảng cáo việc làm). Qua đó, họ có thể dành nhiều thời gian cho các hoạt động khác như giúp ứng viên hiểu liệu công việc có phù hợp với họ hay không, hay giúp khách hàng hiểu rõ sự khác biệt giữa ứng viên họ muốn và ứng viên họ cần.
5. Mọi người đều thích thay đổi cho đến khi họ phải làm điều đó
Thay đổi là một ý tưởng hay, nhưng dù ở cấp độ cá nhân hay tập thể, ý tưởng này bắt đầu mất đi sức hấp dẫn khi chúng ta nhận thức được nỗ lực, sự kiên trì và đấu tranh cần có để thực hiện nó. Thực ra cái chúng ta thích không phải là thay đổi mà là đã thay đổi.
Tương tự, với GenAI cũng vậy. Ý tưởng về việc có một tổ chức đã thử nghiệm, tận dụng sức mạnh và mở rộng quy mô, công nghiệp hóa GenAI thật hấp dẫn. Tuy nhiên, quá trình điều hướng các giai đoạn và trải nghiệm này mới là công việc thực sự phải làm. Các tổ chức nên tiếp cận việc áp dụng AI giống như các cá nhân tiếp thu một ngôn ngữ mới hoặc hoàn thành một chứng chỉ mới. Họ cần sự kiên nhẫn, thời gian, sự cống hiến và nhận thức cơ bản rằng điều quan trọng không phải là đích đến mà là hành trình.
6. Văn hóa của doanh nghiệp là yếu tố quyết định sự thành công
Rào cản chính đối với áp dụng AI là sự phản kháng về văn hóa. Mặc dù các tổ chức có đầu tư vào các biện pháp “thay đổi văn hóa” nhưng những nỗ lực định hình lại văn hóa công ty tốn rất nhiều thời gian và có tỷ lệ thành công thấp.
Một cách tiếp cận tốt hơn là xem văn hóa như cách bạn chuẩn bị với các loại thời tiết khác nhau. Bạn không thể thay đổi nó, nhưng bạn có thể lựa chọn quần áo phù hợp. Điều quan trọng là áp dụng các hệ thống và quy trình mới nhằm chống lại những tác động của văn hóa. Các quy trình đó được triển khai và vận hành tốt nhất thông qua các nhà quản lý cấp trung, vì các hành vi và quyết định của họ sẽ làm thay đổi và thấm nhuần những thói quen mới trong lực lượng lao động rộng hơn.
7. Chủ động về các vấn đề đạo đức
Các phương tiện truyền thông hay giật tin về GenAI khiến chủ đề này gợi lên nỗi sợ hãi pháp lý và những lo ngại về đạo đức. Các tổ chức phải giải quyết những vấn đề này ngay từ đầu để định vị AI vừa có tính đạo đức về thiết kế, vừa là cải tiến so với hiện trạng.
Ví dụ việc minh bạch với người dùng, cho phép mọi người “chọn tham gia” và đảm bảo ứng dụng AI cải tiến quy trình và phương pháp hiện có sẽ không chỉ giúp các công ty thoát khỏi rắc rối mà còn thuyết phục người còn hoài nghi rằng AI có thể cải thiện chất lượng công việc và cuộc sống. Báo cáo của Gartner về việc áp dụng AI có đạo đức khuyến nghị rằng tính minh bạch là rất quan trọng. “Hãy thẳng thắn với mọi người cho dù họ là nhân viên, khách hàng hay công dân. Thực tế họ đang tương tác với máy móc bằng cách dán nhãn cho các cuộc trò chuyện liên tục.”
Cuối cùng, văn hóa luôn phát triển. Sự tiến bộ không phải là kết quả của quá trình áp dụng mọi đổi mới hoặc công nghệ mới mà là tận dụng các công cụ phù hợp để thúc đẩy chiến lược cá nhân và nâng cao hiệu quả lâu dài của tổ chức. Nếu các công ty có thể tìm ra cách tích hợp AI vào chiến lược và văn hóa, họ có thể tăng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Hầu hết các tổ chức vẫn đang cố gắng tìm ra giải pháp này. Những công ty điều chỉnh được văn hóa sẽ thu được phần thường từ công nghệ mới này.
Dịch từ 7 Strategies to Get Your Employees On Board with GenAI
