Nhiều đội ngũ lãnh đạo gặp khó khăn trong việc bắt kịp những thay đổi nhanh chóng ảnh hưởng đến nơi làm việc ngày nay. Lãnh đạo lực lượng lao động hiện đại đòi hỏi một cách tiếp cận mới để áp dụng và rèn luyện các kỹ năng – đặc biệt là khi quản lý một nhóm phân tán. Trong những năm gần đây, nhu cầu về kỹ năng lãnh đạo trên không gian ảo ngày cảng tăng. Dữ liệu từ Work Trend Index báo cáo rằng 73% nhân viên muốn có các lựa chọn công việc linh hoạt và có nhiều khả năng gắn bó lâu dài với công ty hơn nếu lợi ích này được cung cấp.
Theo Verity Creedy, Phó Chủ tịch Quản lý Sản phẩm tại DDI: “Nhu cầu về khả năng lãnh đạo kết hợp và ảo hiệu quả sẽ ngày càng tăng lên, vì khi thế hệ trẻ gia nhập lực lượng lao động, họ được trông đợi vào tính linh hoạt:.
Tuy nhiên, theo Dự báo Lãnh đạo Toàn cầu năm 2023 của DDI, 58% các nhà lãnh đạo toàn cầu đang giữ vai trò kết hợp, chỉ 27% trong số đó sẵn sàng để lãnh đạo một nhóm kết hợp hoặc từ xa một cách hiệu quả. Cũng trong khảo sát đó, chỉ có 20% lãnh đạo tự đánh giá mình “rất hiệu quả” trong việc lãnh đạo các nhóm ảo.
Các nhà lãnh đạo ảo chia sẻ những trải nghiệm và thách thức khác nhau so với những người được giao nhiệm vụ lãnh đạo các nhóm trực tiếp. Đây là lý do tại sao khả năng lãnh đạo trên không gian ảo đòi hỏi một nhóm kỹ năng và năng lực khác. Mặc dù những kỹ năng này còn mới (ví dụ như giao tiếp, tin cậy, đồng cảm), các nhà lãnh đạo phải thay đổi bối cảnh về cách họ áp dụng những kỹ năng này trong môi trường làm việc ảo và cách sử dụng kết hợp các kỹ năng mới này để giải quyết các vấn đề quan trọng đối với khả năng lãnh đạo.
3 cạm bẫy khi lãnh đạo một nhóm kết hợp hoặc từ xa
Nhiều lãnh đạo thường gặp phải 3 cạm bẫy sau khi dẫn dắt đội nhóm kết hợp và làm việc từ xa:
1. Kinh doanh như thường lệ
Cạm bẫy đầu tiên đối với lãnh đạo là cố gắng tiến hành hoạt động kinh doanh như bình thường thay vì điều chỉnh các quy trình và cách tiếp cận để đáp ứng nhu cầu cá nhân và riêng biệt của các nhóm phân tán. Những nhân viên không có cảm giác thân thuộc hoặc không nhận được hỗ trợ cần thiết trong vai trò của mình sẽ có nhiều khả năng rời bỏ tổ chức. Kết quả là mức độ tin cậy dành cho nhà lãnh đạo đó bị ảnh hưởng và năng suất giảm.
Việc thiết lập niềm tin và xây dựng mối quan hệ sẽ khác trong môi trường ảo và các nhà lãnh đạo phải có khả năng nhận ra chúng, áp dụng các kỹ năng phù hợp để giảm thiểu thách thức này.
2. Quản lý vi mô
Cạm bẫy thứ hai mà lãnh đạo có thể gặp là áp dụng cách tiếp cận quản lý vi mô do thiếu tầm nhìn. Các nhà lãnh đạo trên không gian ảo có thể cảm thấy mất kiểm soát vì họ không thể xác nhận rõ ràng rằng nhóm đang hoạt động và duy trì được năng suất. Kết quả là nhiều nhà lãnh đạo áp dụng cách tiếp cận quản lý vi mô. Ví dụ, họ có thể lên lịch đăng ký để theo dõi tiến độ và lên lịch các cuộc họp bổ sung, làm gián đoạn quy trình làm việc của nhân viên, do đó cản trở năng suất.
Sự thiếu tin tưởng này là điều hiển nhiên đối với nhân viên và có thể ảnh hưởng đến các mối quan hệ và sự gắn kết. Quản lý vi mô có thể khiến nhân viên cảm thấy như thể họ luôn phải hành động, điều này có thể dẫn đến kiệt sức.
Cuối cùng, nhiều nhà lãnh đạo có thể rơi vào cái bẫy thành kiến về sự gần gũi – vô thức thích những người thường xuyên ở gần chúng ta hơn. Vì các nhà lãnh đạo có thể nhìn thấy rõ nhân viên làm việc tại công ty nên họ có thể vô thức thể hiện ưu đãi đối với nhưng đối tượng này.
3. Giao tiếp kém
Cạm bẫy thứ ba khi lãnh đạo trên không gian ảo là khả năng giao tiếp kém. Nhiều nhà lãnh đạo không thay đổi cách thức giao tiếp khi truyền đạt thông tin đến nhóm, dẫn đến nhân viên hiểu sai, hiểu không đủ.
Việc tiến hành các cuộc thảo luận hoặc cuộc họp với nhóm kết hợp bao gồm cả nhân viên làm việc trực tiếp và từ xa có thể là một thách thức của lãnh đạo để thu hút cả hai nhóm hòa nhập. Ví dụ, một nhà lãnh đạo đang ở văn phòng có thể vô tình thể hiện sự ưu đãi đối với nhân viên trực tiếp. Hành động thiên vị này có thể khiến nhân viên làm việc từ xa cảm thấy bị “ra rìa” và mất kết nối với nhóm và tổ chức.
Phản hồi cũng có thể bị ảnh hưởng trong môi trường làm việc ảo. Dữ liệu cho thấy 80% nhân viên nhận được phản hồi có ý nghĩa sẽ có khả năng tham gia đầy đủ hơn. Mặc dù các cuộc họp qua video và nhắn tin tức thời có thể khiến các bên cảm thấy họ thường xuyên liên lạc với nhau, nhưng về bản chất thì những công cụ này thiếu các tín hiệu phi ngôn ngữ và gây khó khăn khi thể hiện sự đồng cảm hoặc giao tiếp hiệu quả.
Lãnh đạo để thành công: 3 kỹ năng phát triển khả năng lãnh đạo trên không gian ảo
Lãnh đạo trên không gian ảo là một kỹ năng mới cần được đào tạo. Creedy chia sẻ: “Tin tốt là các kỹ năng để trở thành một trưởng nhóm kết hợp giỏi đều có thể phát triển được thông qua rèn luyện.” Nhiều nhà lãnh đạo có kiến thức về những kỹ năng này nhưng không biết cách áp dụng chúng một cách hiệu quả để giải quyết những thách thức chung khi quản lý nhóm phân tán.
Hãy cùng tìm hiểu 3 kỹ năng chính mà các nhà lãnh đạo cần để quản lý các nhóm kết hợp và từ xa.
1. Xây dựng niềm tin
Nhiều nhà lãnh đạo không nhận ra hành vi của chính họ có thể ảnh hưởng đến niềm tin trong nhóm như thế nào. Tuy nhiên, niềm tin rất quan trọng đối với sự gắn kết và động lực của nhân viên. Trong nhiên cứu của DDI, nhân viên có mức độ gắn kết cao hơn 4,4 lần khi người quản lý thường xuyên duy trì niềm tin. Việc thiết lập niềm tin là một quá trình diễn ra dần dần, mỗi lần một tương tác. Các nhà lãnh đạo phải phát triển khả năng xây dựng niềm tin trong môi trường ảo nơi hầu hết các hoạt động giao tiếp sẽ được thực hiện thông qua màn hình máy tính.
Nghiên cứu GLF của DDI cho thấy những người làm việc từ xa có niềm tin tốt hơn với lãnh đạo của họ. Các nhà lãnh đạo làm việc từ xa có xu hướng tin tưởng các lãnh đạo cấp cao cao hơn 22% so với những người làm việc trực tiếp.
Creedy chia sẻ rằng để duy trì niềm tin vào nhóm ảo, các lãnh đạo phải rèn luyện sự đồng cảm và nhận ra sự khác biệt về cá nhân và văn hóa. Điều này có nghĩa là các nhà lãnh đạo phải linh hoạt và có nhận thức về sở thích và hoàn cảnh cá nhân của nhân viên. Ví dụ, nếu một nhân viên ở xa sống ở múi giờ khác, lãnh đạo cần tính đến điều này khi phân công công việc và lên lịch các cuộc họp.
Niềm tin cũng được xây dựng dựa trên sự hòa nhập. Creed chia sẻ rằng “Đó là một phần của sự tin tưởng, bao gồm tất cả mọi người và tất cả các thành viên trong nhóm. Tôi không thể hiện bất kỳ sự thiên vị nào.” Các nhà lãnh đạo ảo nên học cách duy trì sự gắn kết và hòa nhập trong nhóm để nuôi dưỡng một nhóm gắn bó và mối quan hệ đích thực với nhân viên.
2. Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp có thể là một thách thức rõ ràng trong lãnh đạo kết hợp và từ xa. Tuy nhiên, nhiều nhà lãnh đạo không biết họ đang thiếu sót như thế nào. Đầu tiên, phát triển khả năng lãnh đạo nên đào tạo các nhà lãnh đạo ảo cách giao tiếp thực tế. Creedy nói rằng “Giao tiếp thường thông qua công nghệ, vì vậy nó phải được thực hiện một cách rõ ràng và dễ hiểu. Bạn cần đảm bảo rằng đang đáp ứng các nhu cầu thực tế của chức năng đó, cho dù là giải quyết vấn đề, thực hiện một dự án hay lập kế hoạch với khách hàng.” Cách giao tiếp phải phù hợp với nhiệm vụ.
Điều tiếp theo là các nhà lãnh đạo phải giao tiếp với tư duy đảm bảo mọi người cảm thấy họ có giá trị và được tôn trọng. Điều này đòi hỏi sự nhất quản. Các nhà lãnh đạo phải truyền đạt giá trị của nhóm với tổ chức và cách họ đóng góp vào kinh doanh. Họ phải chia sẻ sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của tổ chức với nhóm và kết nối với công việc của họ. Nó phải được gắn liền với văn hóa để mỗi cá nhân cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa.
Điều cuối cùng là các nhà lãnh đạo cần được đào tạo để học cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng tại nơi làm việc ảo. Phản hồi đã trở thành động lực hàng đầu thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên ở xa. Creedy chia sẻ rằng việc nhân viên ở xa không có được sự gần gũi sẽ làm tăng giá trị của việc nhận được phản hồi mang tính xây dựng từ quản lý. Trong nghiên cứu của DDI, những nhân viên làm việc từ xa nhận được phản hồi mang tính xây dựng thường xuyên từ quản lý có mức độ gắn kết cao hơn 2,5 lần so với những người không nhận được phản hồi.
3. Tạo ra tầm nhìn
Nhiều nhà lãnh đạo gặp khó khăn trong việc quản lý các nhóm kết hợp hoặc từ xa vì họ không thể quan sát rõ ràng cách các thành viên làm việc. Vì không có tầm nhìn rõ ràng nên họ thường dựa vào quản lý vi mô để đảm bảo hiệu suất nhóm. Điều này không chỉ phá vỡ niềm tin mà còn khiến nhân viên cảm thấy làm việc quá sức.
Thay vào đó, các nhà lãnh đạo cần tập trung vào xây dựng kết nối bất kể là nhân viên làm việc tại chỗ hay từ xa. Creedy chi sẻ rằng đó là “giữ họ kết nối với nhau, kết nối với bạn và với tầm nhìn rộng hơn của tổ chức để mọi người thực sự rõ ràng và cam kết về các mục tiêu, cùng nhau thực hiện chúng.”
Phát triển các nhà lãnh đạo trên không gian ảo để kinh doanh thành công
Kỹ năng lãnh đạo trên không gian ảo là cần thiết để lãnh đạo hiệu quả một nhóm kết hợp hoặc từ xa trong thế giới kinh doanh ngày nay. Các chuyên gia L&D phải xây dựng chương trình đào tạo xoay quanh 3 kỹ năng sau: sự tin cậy, giao tiếp và tầm nhìn. Creedy đề xuất phương pháp học tập kết hợp với một số nội dung được cung cấp trực tuyến qua e-learning và thông qua các lớp học trực tiếp hoặc các buổi học trên các nền tảng phòng học ảo.
Điều này cho phép các nhà lãnh đạo hoàn thành việc học trực tuyến trong thời gian riêng và củng cố những kỹ năng này với các đồng nghiệp. “Bạn muốn tối đa hóa thời gian họ cùng nhau nói chuyện, kết nối, chia sẻ và thực hành những gì được đề cập trực tuyến. Tôi nghĩ đó là tấm vé vàng cho việc học.” Ngoài việc đào tạo, các chuyên gia học tập nên sử dụng các công cụ đánh giá để đo lường sự thay đổi và cải thiện hành vi ở ba kỹ năng chính được nêu trên.
Sử dụng phản hồi 360 độ có thể làm nổi bật những xu hướng và điểm yếu mà lãnh đạo có thể không biết và điều này tác động tiêu cực đến nhóm như thế nào. Các cuộc khảo sát thu hút phản hồi từ các báo cáo trực tiếp về những kỹ năng lãnh đạo kết hợp mà nhà lãnh đạo đã có và những kỹ năng nào cần tiếp tục phát triển. “Không gì bằng việc được nghe phản hồi từ nhóm của bạn. Nó có thể gây tổn thương, nhưng việc có được những ý kiến đó là rất có giá trị”.
Các tổ chức phải nỗ lực để đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo có kỹ năng cần thiết để lãnh đạo thành công các nhóm phân tán – vì các công việc từ xa vẫn tiếp tục tồn tại. Các nhà lãnh đạo ngày nay phải sẵn sàng dẫn dắt và hỗ trợ nhân viên của mình bất kể họ ở đâu.
Dịch từ Virtual Leadership: Leading Remote and Hybrid Teams
