Các chuyên viên đào tạo đôi khi phải đối mặt với một số thách thức và lựa chọn khó khăn. Nhiều tổ chức có kỳ vọng không thực tế về chuyên viên đào tạo. Để đáp ứng thách thức, bạn hãy bắt đầu với các câu hỏi chiến lược và lập kế hoạch.
Danh sách kiểm tra năng lực của chuyên viên đào tạo
Dưới đây là một số câu hỏi giúp bạn xác định năng lực của một chuyên viên đào tạo làm việc một mình.
- Tại sao tổ chức cần đào tạo?
- Nhu cầu kinh doanh cần đào tạo đáp ứng là gì?
- Các hoạt động đào tạo được báo cáo ở đâu?
- Ưu điểm và nhược điểm khi báo cáo là gì?
- Bạn sẽ tận dụng những ưu điểm và hạn chế nhược điểm như thế nào?
- Nhận diện nhu cầu đào tạo bằng cách tiến hành đánh giá nhu cầu và phỏng vấn quản lý hàng đầu.
- Phát triển kế hoạch đào tạo dựa trên đánh giá nhu cầu.
- Gặp gỡ những người ra quyết định và trình bày kế hoạch đào tạo.
- Xem xét vai trò đào tạo và nhận biết các năng lực cần thiết của chuyên viên đào tạo.
- Nhận biết các nguồn tài nguyên nội bộ có sẵn đáp ứng nhu cầu đào tạo.
- Nhận biết các nguồn tài nguyên bên ngoài cần thiết để đáp ứng nhu cầu đào tạo.
- Xác định phương pháp giúp quy trình phê duyệt ngân sách hoạt động.
Lập kế hoạch đào tạo
Kế hoạch đào tạo có thể là kế hoạch ngắn hạn (một kỳ) hoặc kế hoạch dài hạn (hơn một năm). Kế hoạch đào tạo cần đáp ứng nhu cầu phát triển hiệu suất riêng cho một nhóm nhân viên (ví dụ như giao dịch viên ngân hàng có thể kiêm nhiệm đại diện cho tài khoản mới) hoặc cho nhu cầu dự kiến của tổ chức (ra mắt sản phẩm mới). Một kế hoạch đào tạo hoàn chỉnh và hiệu quả thường có 10 phần.
1. Xác định vấn đề
Đầu tiên là xác định vấn đề kinh doanh mà đào tạo có thể giải quyết. Ví dụ, nếu bất kỳ vấn đề nào sau đây xảy ra, bạn cần xây dựng kế hoạch đào tạo:
- Cần giảm thời gian gọi mỗi cuộc điện thoại cho các nhân viên chăm sóc khách hàng trong khi duy trì sự hài lòng của khách hàng.
- Loại bỏ những lời phàn nàn của người dân về sự thiếu chuyên nghiệp của các nhân viên văn phòng (cách họ xuất hiện và cách họ đối xử với người dân) để hội đồng thành phố hoàn thành công việc.
- Các nhà phân tích hệ thống thông tin có thể làm việc một cách có hệ thống hơn để giải quyết các khiếu nại của người dùng một cách hiệu quả và chính xác.
- Đào tạo nhân viên bán hàng để bán các tính năng và lợi ích của sản phẩm mới
2. Khẳng định lại kết quả đầu ra hoặc mục tiêu của kế hoạch
Tiếp theo, bạn cần xác định nguyên nhân nhu cầu giải quyết vấn đề kinh doanh nên được ưu tiên. Hãy mô tả kết quả diễn ra nếu mục tiêu kế hoạch được hoàn thành. Khi mục tiêu, kết quả đầu ra được đo lường, phần 6 của kế hoạch sẽ dễ phát triển hơn. Nhận ra các chướng ngại cần vượt qua để đạt được kết quả.
3. Nêu rõ biểu hiện và nguyên nhân gây ra sự thiếu hiệu suất
Những thiếu sót về hiệu suất phải được thể hiện dưới dạng hành vi. Bạn hãy xác định những điều nhóm đối tượng mục tiêu hiện tại đang làm và nêu rõ họ nên làm gì. Những kỳ vọng nào chưa được đáp ứng và nguyên nhân của nó là gì?
4. Thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất
Rất khó để đào tạo phát triển hiệu suất nếu không có tiêu chuẩn cụ thể. Thông thường, người giám sát hoặc quản lý yêu cầu đào tạo để truyền đạt kiến thức hoặc kỹ năng để cải thiện hiệu suất, nói cách khác là “sửa chữa”. Có tiêu chuẩn nào thể hiện mức hiệu suất tối thiểu có thể chấp nhận được không? Khu vực hoạt động cần thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách tốt nhất. Huấn luyện viên hoặc chuyên gia tư vấn nội bộ sẵn sàng hỗ trợ người quản lý khu vực vận hành phát triển các tiêu chuẩn thực hiện công việc bằng các cuộc phỏng vấn về những “ngôi sao” làm tốt công việc, khách hàng, người quản lý,…
5. Xác định đối tượng mục tiêu
Ai sẽ có trong kế hoạch đào tạo? Họ nắm giữ công việc nào? Có nhóm đối tượng mục tiêu thứ cấp nào được hưởng lợi từ chương trình đào tạo không? Có bao nhiêu người tham gia? Người giám sát và nhân viên sẽ tham gia như thế nào? Các cấp độ nhân viên khác nhau có thể tham dự cùng một chương trình không? Thông tin này rất quan trọng để lập kế hoạch và đo lường kết quả, chi phí sau này.
6. Thiết lập tiêu chí đánh giá
Làm cách nào bạn biết được đào tạo mang lại kết quả tốt? Bạn đánh giá nó như thế nào? Bạn đo lường mức độ hài lòng của đối tượng mục tiêu như thế nào? Chương trình học được đo lường như thế nào? Mức độ chuyển đổi trong công việc sau đào tạo được đo ra sao? Cách để đo lường kế quả cấp dưới? Các công cụ đo lường việc đào tạo chưa cần được phát triển ở phần này. Bạn chỉ nên tập trung vào cách thức đo lường hoạt động đào tạo.
7. Mô tả các đề xuất can thiệp
Phần này bao gồm tất cả các hoạt động giúp đối tượng mục tiêu đạt được mục tiêu của họ. Bạn cần phát triển cơ sở lý luận cho từng hoạt động và lý do cho trình tự các hoạt động. Phần này của kế hoạch có thể bao gồm các hoạt động sau:
- Thiết lập hoặc làm rõ chính sách
- Thiết lập quy trình hoặc thủ tục
- Hỗ trợ việc làm
- Phân phối thông tin (bằng văn bản hay trình bày tóm tắt)
- Thuyết trình về chương trình
- Tiến hành chương trình đào tạo
- Tạo kế hoạch hành động cá nhân
Lưu ý rằng dù quá trình này được gọi là lập kế hoạch “đào tạo”, nhưng các biện pháp can thiệp bổ sung ngoài đào tạo vẫn có thể phù hợp. Bạn sẽ muốn xác định cách giải quyết mọi trở ngại đối với từng loại hoạt động trong quá trình can thiệp.
8. Ước lượng chi phí
Chi phí để thực hiện các phần của kế hoạch là gì? Chi phí phải chi trả nếu không thực hiện can thiệp là gì? Tính khả thi của việc thực hiện kế hoạch đào tạo là gì? Trong khoảng thời gian nào thì chi phí của kế hoạch được thu hồi hoặc được tính vào chi phí? Điều cần thiết là cần phải xác định chi phí trước khi thực hiện kế hoạch để thiết lập một chuẩn mực nhằm đo lường kết quả của kế hoạch sau này.
9. Xây dựng mối quan hệ với các nhà quản lý
Người giám sát hoặc quản lý sẽ được đưa vào kế hoạch và theo dõi như thế nào để cải thiện hiệu suất? Hãy chắc chắn rằng người quản lý và giám sát cần tham gia trong quá trình đánh giá nhu cầu và tham gia của nhân viên khi triển khai kế hoạch.
10. Lập lịch
Khoảng thời gian nào trong ngày, tuần, tháng, quý hay năm phù hợp với kế hoạch được mô tả trong phần 7? Loại hình đào tạo nào phù hợp với kế hoạch?
Trình bày kế hoạch đào tạo
Sau khi hoàn thành kế hoạch đào tạo, bạn nên hỏi ý kiến từ đồng nghiệp về điểm mạnh và điểm yếu của bản kế hoạch. Khi trình bày bản kế hoạch với quản lý, hãy cung cấp cái nhìn tổng quan về kế hoạch về 10 điểm, trong khoảng 1 đến 2 trang giấy. Bạn cần bắt đầu với mục đích của kế hoạch, nguyên nhân các hành động này cần được ưu tiên, cách thông tin được thu thập và ai là người làm việc đó. Nội dung chính của bản kế hoạch nên bao gồm các thông tin chi tiết mỗi phần, cách thông tin được phát triển và phản hồi đối với các khuyến nghị. Hãy xác định các chướng ngại và cách tìm ra chúng.
Dựa vào văn hóa tổ chức và cách đưa ra quyết định, bạn nên cân nhắc trình bày kế hoạch đào tạo trong một buổi họp trực tiếp. Điều này là cơ hội phát triển các phần của kế hoạch thông qua việc đặt và trả lời câu hỏi của mọi người. Phần lớn các kế hoạch đào tạo đều phức tạp và có nhiều hơn một hoặc hai khuyến nghị. Kế hoạch của bạn cần được nghiên cứu và cân nhắc trước khi quyết định. Đừng trông đợi vào việc có được quyết định ngay lập tức. Mỗi tổ chức có phương pháp và thời gian cân nhắc riêng trước khi quyết định.
Dịch từ The Trainer’s Journey to competence, Chapter 78: Being a Department of One
