Thật dễ dàng để giả định là đồng nghiệp — và bất kỳ người nào khác mà bạn tình cờ trao đổi qua lại — biết nhiều như bạn làm về bất cứ điều gì bạn đang viết. Các giả định sai lầm chỉ là một trong số rất nhiều sai lầm trong giao tiếp mà bạn và nhân viên của bạn có thể mắc phải, theo một bài báo mới trên tạp chí Fast Company của Aytekin Tank.
Đã bao nhiêu lần bạn nhận được một e-mail đưa bạn vào một cuộc trò chuyện giữa dòng — giống như một nhóm bạn tại một bữa tiệc cocktail đột nhiên vây quanh bạn, với câu hỏi, “Và bạn nghĩ gì?” Bất cứ khi nào tôi nhận được một trong những email này, câu trả lời bạn muốn đưa ra là: “Tôi không biết. Tôi không biết bạn đang nói gì. ” Sau đó, giống như hầu hết mọi người, bạn tự kiểm tra bản thân, dành thời gian để cuộn qua dòng e-mail và đưa ra những gì bạn hy vọng có vẻ là một ý kiến thông minh.
Giả định rằng người mà bạn đang gửi tin nhắn đã biết bạn đang nói gì là một trong nhiều giả thiết bạn có thể đưa ra. Một điều khác mà tác giả Aytekin Tank nhấn mạnh là giả định rằng bạn đã được người nhận thông điệp hiểu rõ — ngay cả khi thông điệp đó đã được truyền đạt bằng lời nói và trực tiếp. “Không chắc liệu một ý nghĩ đã hạ cánh chưa? Hỏi người nghe của bạn. Xem liệu họ có thể diễn giải lại lời nói của bạn cho bạn hay không. Đừng cho rằng người ta nhận được tin nhắn của bạn chỉ vì những lời đó đã được nói” Aytekin Tank khuyên.
Những thông điệp dài dòng, lan man, vô tổ chức và dường như không có mục đích là một sự đi xuống khác của giao tiếp doanh nghiệp. Đôi khi bạn hiểu nội dung email nhưng bạn không hiểu tại sao người đó lại gửi nó cho bạn và những người khác. Người gửi có muốn ý kiến của bạn về những gì đã nêu trong e-mail không, họ có muốn bạn nghĩ ra cách tốt hơn để thực hiện bất cứ điều gì được mô tả không? Thông tin mới mà anh ấy hoặc cô ấy đang cung cấp cho bạn có tác động đến cá nhân bạn không và thông tin mới đó có liên quan đến các hành động bạn sẽ cần thực hiện không? Aytekin Tank nói hãy “làm rõ mục tiêu của bạn” khi gửi e-mail hoặc tin nhắn nhóm trên một ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc, chẳng hạn như Slack. Lời khuyên dành cho e-mail cũng áp dụng cho các tin nhắn được gửi trực tiếp trong các cuộc họp. Đôi khi, nếu bạn nghĩ về điều đó, hóa ra thông báo không yêu cầu một cuộc họp nào cả. “Biết rõ ràng mục tiêu của bạn là gì có thể hữu ích trong việc lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp. Ví dụ: trước khi bạn gọi một cuộc họp với toàn bộ nhân viên của mình, bạn nên tự hỏi bản thân xem đây có thực sự là cách tốt nhất để thu hút mọi người trên cùng một trang hay không. Thông điệp tương tự có thể được chuyển tải trong một chuỗi e-mail không? ” Aytekin Tank nói rằng bạn nên tự hỏi bản thân mình.
Một lỗi giao tiếp cũng có thể xảy ra trong âm báo của tin nhắn của bạn. Một thông điệp trung lập về cảm xúc, chẳng hạn như cung cấp hướng dẫn cho một giao thức văn phòng mới hoặc tích cực, chẳng hạn như công nhận một thành tích trong bán hàng toàn bộ, có thể sai nếu giọng điệu không phù hợp với ý định của bạn. Nó cũng có thể khiến người nhận tin nhắn bị kích thích. Kiểm tra xem liệu bạn có cảm thấy thô thiển và không thân thiện hay nghe có vẻ có thẩm quyền hơn dự định của bạn. Có thể hữu ích khi đọc to tin nhắn hoặc lướt qua đồng nghiệp hoặc bạn bè bên ngoài công ty (nếu nó không phải là bí mật hoặc có bản chất độc quyền). Bạn cũng muốn đảm bảo điều ngược lại không xảy ra — gửi một tin nhắn thiếu chuyên nghiệp với giọng điệu phù hợp với tình bạn cá nhân hơn là mối quan hệ công việc. “Hãy nhận biết sự khác biệt giữa việc gửi một tin nhắn trò chuyện, không đúng giờ cho một người bạn ở văn phòng so với việc gửi bản cập nhật dự án cho sếp của bạn. Bằng cách tập trung vào giọng văn và bài phát biểu của mình, bạn sẽ có nhiều khả năng đạt được các mục tiêu của mình trong công việc ” Aytekin Tank gợi ý.
Aytekin Tank cũng nhắc nhở chúng ta rằng giao tiếp là “con đường hai chiều”. Điều đó có nghĩa là ít nhất hãy nghe nhiều như bạn nói. Trong những năm gần đây, đã có một người quản lý, theo mô tả của riêng anh ấy, “chưa bao giờ gặp một chiếc micrô mà anh ấy không yêu thích”. Đáng buồn thay, điều tương tự cũng không thể xảy ra đối với mối quan hệ của anh ấy với việc ở đầu bên kia của quá trình giao tiếp. Mọi người thường nghĩ rằng anh ấy có thể được hưởng lợi từ một bài tập luyện trong đó anh ấy sẽ bị buộc phải lắng nghe trong ít nhất một giờ mà hoàn toàn không được nói chuyện và tổng hợp những gì đã nói với anh ấy. Một nơi khác mà giao tiếp giữa các đồng nghiệp trở nên khó khăn là việc truyền đi các tin nhắn. Bạn đã bao giờ thử để lại một tin nhắn chuyên nghiệp với nhân viên lễ tân chưa? Nếu có, bạn biết điều đó có thể gây khó chịu như thế nào — hiếm khi thông điệp được truyền đạt một cách chính xác và đủ thông tin để người nhận cuối cùng đánh giá cao. Trò chơi điện thoại từ thời thơ ấu, trong đó một người thì thầm một tin nhắn với người này, người thì thầm nó với người khác, người khác, người khác, và người khác, là một cách tuyệt vời để minh họa cho người lớn điều gì xảy ra với một tin nhắn khi nó được truyền qua văn phòng.
Các bài tập giao tiếp khác có thể giúp ích gì? Một ý tưởng là phải có khóa đào tạo bắt buộc, cho cả người quản lý và nhân viên cấp dưới, trong đó một số phần thông tin khác nhau được truyền đạt. Sau đó, người học sẽ phải chỉ ra cách họ truyền đạt thông tin bằng lời của họ trong e-mail và qua bản ghi âm cách họ truyền đạt thông điệp bằng lời nói. Bạn có thể ngạc nhiên (hoặc không) về việc có bao nhiêu giám đốc điều hành cấp cao là những người giao tiếp kém. Hiểu được chúng ta đang hiểu lầm nhau như thế nào là bước đầu tiên tuyệt vời để tương tác với nhau theo những cách có ý nghĩa và hiệu quả hơn.
